전자 메일(아웃룩)을 자동 정렬하기 위해 MS Outlook에서 규칙을 만드는 방법

1. 규칙을 사용하여 메시지를 폴더로 이동하는 방법

사람들이 만드는 가장 일반적인 규칙은 특정 메시지를 자동으로 폴더로 보내는 규칙입니다. 이 Outlook 바로 가기를 사용하여 쉽고 빠르게이 작업을 수행 할 수 있습니다. 바로 가기에는 몇 가지 다른 일반적인 작업도 포함되어 있습니다.

이메일받은 편지함을 연 상태에서 시작하십시오. 폴더를 클릭하여 자동으로 폴더로 이동하려는 메시지를 선택하십시오. 홈> 규칙을 클릭하십시오 . 드롭 다운 메뉴에서 규칙 작성을 선택 하십시오 . 규칙 만들기 대화 상자가 나타납니다 :

규칙 생성 대화 상자 의 상단 부분은 선택한 이메일을 기반으로 이미 채워져 있습니다.

대화 상자의 상단이 이미 채워집니다 공지 사항 에서 , 주제 , 그리고 으로 선택한 이메일의 필드. 이러한 조건 중 하나 이상을 그대로 선택하려면 왼쪽의 확인란을 선택하면됩니다. 새 제목을 입력하거나 새 이메일 수신자를 선택할 수도 있습니다 (받은 편지함에 많은 이메일이있는 경우).

하단 섹션에서 정의 된 기준을 충족하는 전자 메일에서 수행 할 작업을 최대 3 개까지 선택할 수 있습니다.

1. 데스크탑 의 새 항목 알림 창에 이메일을 표시하십시오 . 
2. 기준을 충족하는 이메일이 수신되면 소리를 재생합니다.
3. 선택한 폴더로 항목 이동

목록에서 하나 이상의 작업을 선택하십시오. 해당 조치를 정의한 후 확인 단추를 클릭 하여 선택 사항을 저장하십시오. 확인을 계속 클릭하십시오 . 받은 편지함에 이미있는 전자 메일에서 규칙을 실행할지 묻는 메시지가 나타납니다. 방금 규칙을 만들었습니다. 

2. 규칙 마법사를 사용하는 방법

MS Outlook 규칙에 대한 추가 옵션이 필요한 경우 규칙 마법사를 사용하십시오 . 시작하자:

1 단계. 규칙 마법사에 액세스

열린 이메일받은 편지함에서 시작하십시오. 파일 탭을 클릭 하십시오. 계정 정보 창이 표시 :

로부터 계정 정보 창을 클릭 규칙 및 경고 관리를 상자.

규칙 및 경고 관리 상자를 클릭 하여 규칙 및 경고 대화 상자 에 액세스하십시오 .

새 규칙 메뉴 옵션을 선택하십시오 .

대화 상자의 왼쪽 위에 있는 새 규칙 메뉴 옵션을 클릭하십시오 . 규칙 마법사 가 나타납니다 :

Outlook 규칙 마법사의 첫 번째 화면

참고 : 당신은 또한 액세스 할 수있는 규칙 마법사 에서 고급 옵션 의 규칙 만들기 대화 상자를 표시합니다.

2 단계. Outlook 규칙 마법사에서 템플릿 선택

규칙 마법사 상단에는 두 가지 범주로 미리 정의 된 규칙 템플릿 목록이 표시됩니다.

1. 조직 유지
2. 최신 상태 유지

또한 빈 규칙에서 시작 카테고리가 표시 됩니다. 미리 정의 된 템플릿 중 하나로 시작하지 않으려는 경우이 범주를 사용하여 규칙을 만듭니다.

기존 규칙 템플리트 목록을 검토하고이를 선택해야하는 규칙 템플리트를 클릭하십시오. 그런 다음 다음 버튼을 클릭하십시오 . 이 학습서의 목적 상, 나는 "다른 사람에서 폴더로 메시지 이동"템플리트를 선택했습니다. 다른 템플릿을 선택하면 선택 사항이 다를 수 있습니다.

3 단계. 규칙 조건 사용자 정의

규칙 템플릿을 선택한 후 규칙 마법사 는 각 조건별로 확인란을 사용하여 템플릿에 적용 할 조건 목록을 표시합니다.

규칙 조건을 선택하십시오.

규칙에 적용 할 각 조건 옆의 확인란을 선택하십시오. 선택한 조건은 아래의 상자에 나타납니다 2 단계 에서 규칙 마법사 . 각 조건에서 하이퍼 링크에 유의하십시오. 각 하이퍼 링크를 클릭하여 고유 한 요구 사항으로 규칙을 사용자 정의하십시오. 중요도 하이퍼 링크를 클릭하면 표시되는 예는 다음과 같습니다 .

규칙을 적용하려는 이메일의 중요도 수준을 선택할 수 있습니다.

각 하이퍼 링크를 계속 클릭하여 필요에 맞는 조건을 만듭니다. 완료되면 다음 버튼을 클릭하십시오 .

4 단계. 규칙 작업 사용자 정의

규칙 조건을 사용자 정의하면 규칙 작업을 사용자 정의 할 수 있습니다. 규칙 마법사는 이 규칙에 적용 할 수있는 다양한 작업을 표시합니다 :

조건에 맞는 메시지에 대해 수행 할 조치를 선택하십시오.

이 화면은 이전 규칙 마법사 화면 처럼 작동합니다 . 선택한 각 작업 옆의 확인란을 선택하여이 규칙에 추가 할 작업을 선택하십시오. 화면의 2 단계 세그먼트 에서 하이퍼 링크를 클릭하여 작업을보다 구체적으로 만듭니다. 선택이 끝나면 다음 버튼을 클릭 하여 규칙 마법사 에서 다음 화면으로 이동합니다 . 

5 단계. 규칙에 대한 예외 설정

다음 규칙 마법사 화면은 규칙에 대한 예외를 정의하는 경우를 제외하고는 이전 두 화면과 매우 유사합니다. 규칙 예외 정의가 끝나면 다음 버튼을 다시 클릭하십시오.

6 단계. 규칙 이름을 지정하고 설정

최종 규칙 마법사 화면에서 규칙 이름을 묻는 메시지가 나타납니다.

Outlook에서 규칙을 정의하면 이름을 지정할 수 있습니다.

표시된 공간에 규칙 이름을 입력하십시오. 기존 메시지에서 규칙을 실행하려면 첫 번째 상자 옆의 확인란을 선택하십시오. 규칙을 설정하려면 두 번째 확인란을 선택하십시오. 둘 이상의 계정이있는 경우 세 번째 확인란을 선택하십시오.

규칙 사용자 정의가 완료되면 완료 단추를 클릭하십시오 . 규칙 및 알림 대화 상자가 나타납니다. 클릭 적용을 누른 다음 확인을 규칙을 활성화 할 수 있습니다.

방금 MS Outlook에서 규칙을 만들었습니다!

4. 규칙을 가져 오거나 내보내는 방법

규칙을 가져 오거나 내보낼 수 있습니다. 다른 버전의 Outlook으로 마이그레이션 할 때 특히 유용합니다. 또한이 기능을 사용하여 다른 Outlook 사용자간에 Outlook 규칙을 공유 할 수있었습니다.

주의 사항 는 IF 수출 규칙이 이메일에 특정 폴더 나 어떤 다른 특정을 포함, 규칙을 오기 Outlook은 같은 폴더에 있어야합니다.

시작하자.

1 단계. 규칙 내보내기

열린 이메일받은 편지함에서 시작하십시오. 파일 탭을 클릭 하십시오. 계정 정보 창이 표시됩니다. 규칙 및 경고 관리 상자를 클릭 하여 규칙 및 경고 대화 상자 에 액세스하십시오 . 화면 상단의 메뉴에서 옵션 을 클릭하십시오 . 옵션 대화 상자가 나타납니다 : 

이미 생성 한 규칙을 내보낼 수 있습니다.

노트 : 당신은 또한 액세스 할 수있는 규칙 및 알림 에서 대화 상자 규칙 세 이하 옵션을 홈 당신의 리본 탭을 선택합니다.

내보내기 규칙 버튼을 클릭하십시오 . 파일 탐색기 창이 열립니다

내보낼 규칙의 파일 이름을 입력하십시오.

내 보낸 규칙 파일을 저장하려는 디렉토리로 이동하십시오. 규칙을 저장하려는 파일 이름을 입력하고 저장을 클릭 하십시오 .

2 단계. 규칙 가져 오기

규칙을 가져 오는 절차는 몇 가지 차이점이있는 내보내기 규칙 절차와 같습니다.

열린 이메일받은 편지함에서 시작하십시오. 파일 탭을 클릭 하십시오. 계정 정보 창이 표시됩니다. 규칙 및 경고 관리 상자를 클릭 하여 규칙 및 경고 대화 상자 에 액세스하십시오 . 화면 상단의 메뉴에서 옵션 을 클릭하십시오 .

때 옵션 대화 상자가 나타나면, 클릭 가져 오기 규칙 대신 수출 규칙 . 파일 탐색기 창이 열리면 가져온 규칙이 저장된 디렉토리로 이동하십시오. 파일 이름을 클릭하여 선택하고 열기를 클릭하십시오 . 확인 을 클릭 하여 규칙을 가져옵니다.

노트 : 가져온 규칙에 대해 일부 매개 변수가 누락되면 오류 메시지가 표시됩니다. 규칙에 사용 된 폴더가 이메일에 설정되어 있지 않은 경우를 예로들 수 있습니다.

5. 규칙을 편집하는 방법

Outlook에서 특정 유형의 전자 메일을 처리하는 방법에 대한 규칙이 설정되어 있지만 규칙을 변경해야한다고 가정합니다. Outlook을 사용하면 기존 규칙을 쉽게 편집하여 변경할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

1 단계. 규칙 및 경고 대화 상자를 엽니 다.

받은 편지함을 열어서 시작하십시오. 파일> 규칙 및 경보 관리를 클릭하십시오 . 규칙 및 알림 대화 상자가 열립니다 :

목록에서 규칙을 선택하십시오. 대화 상자 상단의 규칙 변경 메뉴 옵션을 클릭하십시오 . 변경 규칙 팝업 메뉴가 나타납니다 :

Microsoft Outlook에서 기존 규칙의 이름을 변경할 수 있습니다.

참고 : Outlook받은 편지함 의 홈 탭 에있는 규칙> 규칙 및 경고 관리> 규칙 변경 에서이 팝업 메뉴로 이동할 수도 있습니다 .

이 메뉴에서 세 가지 선택이 있습니다 :

1. 한 번에 둘 이상의 규칙 설정 편집
2. 규칙 이름을 빠르게 바꾸다

3. 단일 규칙 동작을 신속하게 추가 또는 변경

이러한 각 옵션을 개별적으로 살펴 보겠습니다.

2 단계. 여러 규칙 설정 편집

둘 이상의 규칙 설정을 편집하려면 규칙 변경 팝업 메뉴 에서 규칙 설정 편집 옵션을 클릭하십시오 . 시스템 은 선택된 규칙에 대한 규칙 마법사 를 다시 엽니 다 . 규칙 마법사 를 사용하여 조건, 조치 및 예외를 변경하십시오.

3 단계. 규칙의 이름을 빠르게 바꿉니다.

선택한 규칙의 이름을 변경하기 만하면 규칙 마법사 를 다시 열 필요가 없습니다 . 대신, 규칙 변경 팝업 메뉴 에서 규칙 이름 바꾸기 옵션을 선택하십시오 . 선택한 규칙의 새 이름을 입력하라는 메시지가 표시됩니다.

Microsoft Outlook에서 규칙의 이름을 바꿀 수 있습니다.

규칙 이름 입력을 마치면 확인 버튼을 클릭하십시오 .

4 단계. 하나 이상의 규칙 동작 추가 또는 변경

몇 가지 일반적인 작업을 변경하기 만하면 규칙 마법사 를 다시 열 필요가 없습니다 . 변경 규칙 팝업 메뉴가 아래에 일반적인 작업에 대한 일부 바로 가기가 이름 바꾸기 규칙 옵션 :

규칙 마법사를 다시 열지 않고도 몇 가지 Microsoft 규칙 작업을 변경할 수 있습니다 .

팝업 메뉴에서 작업 아이콘 주위에 파란색 상자와 함께 활성 작업이 나타납니다. 선택한 규칙에 대해 단일 조치를 켜거나 끄려면 간단히 클릭하십시오.

일부 작업의 경우 그게 전부입니다. 다른 작업의 경우 해당 작업을 추가 할 때 두 번째 대화 상자가 표시됩니다. 두 번째 대화 상자에서는보다 구체적인 정보를 제공 할 수 있습니다. 

예를 들어 폴더에 복사 옵션 을 클릭 하면 올바른 폴더를 선택할 수있는 대화 상자가 나타납니다.

Microsoft Outlook 규칙을 복사 할 수 있습니다.

선택한 규칙을 변경했으면 규칙 및 경고 대화 상자 에서 확인 을 클릭하십시오 .

6. 규칙을 삭제하는 방법

더 이상 규칙이 필요하지 않으면 삭제할 수 있습니다. 받은 편지함을 열어서 시작하십시오. 파일> 규칙 및 경보 관리를 클릭하십시오 . 규칙 및 알림 대화 상자가 열립니다 :

Outlook에서는 더 이상 필요없는 규칙을 삭제할 수 있습니다.