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아웃룩 MS Outlook 일정 : 바로 추가, 공유 및 사용하는 방법

by kogoza 2020. 3. 17.
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Microsoft Outlook 일정에 액세스하는 방법

Outlook 일정은 방법을 알고있는 경우 단일 아이콘을 클릭하여 전자 메일을 통해 쉽고 빠르게 연락 할 수있는 편리한 도구입니다.

1 단계. 캘린더 섬네일보기

Outlook받은 편지함을 열어서 시작하십시오.

받은 편지함  캘린더 아이콘을 통해 MS Outlook 캘린더에 액세스하십시오 .

전자 메일 인터페이스 왼쪽 아래 ( 탐색  아래)에서 캘린더 아이콘을 찾습니다 . 아이콘 위로 마우스를 가져 가면 예정된 약속이있는 캘린더의 축소판 그림이 표시됩니다.

2 단계. 일정 관리보기 열기

일정을 열려면 클릭 달력 아이콘을. Microsoft Outlook 일정이 나타납니다.

Microsoft Outlook 일정을 살펴보십시오.

기본보기는 약 한 달의 시간입니다. 이것을 월별 보기 라고합니다 . 다양한 날짜를 선택하여 작업 할 수 있지만 현재 날짜가 강조 표시됩니다.

Outlook 일정에는 다음과 같은 몇 가지 유용한 기능이 포함되어 있습니다.

  • 달력 상단에 현지 날씨 보고서가 있습니다. 도시 이름 또는 우편 번호를 입력하여이 정보를 사용자 정의하십시오.
  • 화면 왼쪽에 현재 달 전후 월의 섬네일이 있습니다. 이 썸네일을 숨기려면 썸네일이 포함 된 창의 오른쪽을 잡고 왼쪽으로 드래그하십시오.
  • 캘린더 오른쪽 상단에 검색 창이 있습니다. 주요 단어 나 문구로 캘린더 이벤트를 검색 할 수 있습니다.

월별보기를 살펴 보았으므로 사용 가능한 일부보기를 살펴볼 수 있습니다.

3 단계. 일정 관리보기 변경

캘린더보기를 변경할 수 있습니다 . Outlook 일정 상단의 메뉴에서 보기  클릭하십시오 .

보기  에서 Outlook 일정보기를 변경할 수 있습니다 .

 보기 탭, 당신은 당신이 방법 당신의 달력 모양을 사용자 정의 할 수 있도록 다양한 설정을 볼 수 있습니다. 이 튜토리얼에서 중점을 두어야 할 다섯 가지는 다음과 같습니다.

  1.  .  보기는 하루의 이벤트를 볼 수 있습니다.  보기가 훨씬 종이 플래너의 페이지처럼 보인다.  보기 의 오른쪽에있는 스크롤 막대를 사용하여 페이지에서 위아래로 이동하십시오.
  2. 일주일 . Work Week ( 작업 주) 보기에서는 한 번에 5 일 (월 ~ 금) 일정을 볼 수 있습니다.
  3.  .  보기는 같다 작업 주의 는 주말을 포함 제외하고 볼 수 있습니다. 이보기는 비 전통적인 시간에 근무하거나 일정에 개인 약속을 포함하는 경우 유용합니다.
  4.  . 우리는 이미  보기를 검토하여 한 달을 한눈에 볼 수 있습니다.
  5. 일정보기 . 일정보기 는 막대 그래프 형태로 하루의 약속을 볼 수 있습니다. 갈등과 중복 된 약속을 쉽고 빠르게 발견 할 수 있습니다.

보기를 열려면 열려는 캘린더보기의 아이콘을 클릭하십시오. 이 예에서는 일정보기 아이콘을 클릭 해 봅시다 . 일정보기 를 표시합니다 :

Outlook 일정 일정보기에는 모임이 겹치는 위치가 표시됩니다.

이 예의 일정보기 에는 이미 두 개의 겹치는 약속 세트가 있습니다. 일정 충돌에 대해 알고 있으면 시간을 효율적으로 관리 할 수 ​​있습니다. 회의 중 하나에 만 참석하고 다른 회의 일정을 예약 할 수 있습니다. 또는 각 회의의 일부에 참석할 수도 있습니다.

또한이 일정보기 는 업무 일이 시작되기 전에 오전 7시에 시작되도록 아침 식사 모임이 있음을 보여줍니다.

참고 : 다양한 뷰도에 표시되는  Outlook 일정의 탭, 당신은 또한 거기에서 액세스 할 수 있습니다.

약속 또는 작업을 만드는 방법

다음을 포함하여 다양한 유형의 항목을 Microsoft Outlook 일정에 추가 할 수 있습니다.

  • 약속 . 약속은 일반적으로 당신과 다른 사람을 포함합니다. 예를 들어, 의사 또는 회계사와 약속을 설정합니다. 약속은 종종 조직 외부의 누군가와 설정됩니다 (항상 그런 것은 아님).
  • 회의 . 회의에는 보통 한 무리의 사람들이 참여했습니다. 회의 주최자 인 경우 회의 예약뿐만 아니라 회의 초대장을 보내야 할 책임이 있습니다.
  • 작업 . 작업은 특정 목표와 과제를 충족시키기 위해 달력에서 차단하는 시간입니다.

항목을 되풀이 항목 또는 며칠 항목으로 설정할 수도 있습니다. 

1 단계. 새로운 약속 설정

캘린더보기에서 시작하지만   에 있는지 확인 하십시오. 이 예에서는  보기를 열어서 시작합니다 

새 약속 아이콘을 클릭하여 약속 을 설정하십시오.

새 약속 아이콘을 클릭하십시오 .  약속 화면이 표시됩니다.

새 약속 화면을 사용하여 약속 의 세부 사항을 입력하십시오.

적절한 필드에 약속 정보를 입력하십시오. 각 필드에 대한 간단한 설명과 각 필드를 채우는 방법은 다음과 같습니다.

  • 주제 . 약속에 대한 간단한 설명을 입력하십시오.
  • 위치 . 약속 장소를 입력하십시오.
  • 시작 시간 . 약속이 시작될 날짜와 시간을 입력하십시오. 달력 축소판을 클릭하여 월과 일을 선택하십시오. 시간 오른쪽을 클릭하여 시간을 선택하십시오. 이벤트가 하루 종일 지속될 경우이 필드 오른쪽의 토글 상자를 선택하십시오.
  • 종료 시간 . 약속이 끝나는 날짜와 시간을 입력하십시오. 달력 축소판 그림 및 아래쪽 화살표를 사용하십시오.

약속을 하루 이상 지속하려면 시작 시간 날짜 이후의 종료 시간 날짜를 선택하십시오 .

주의 : 선택한 날짜 및 시간이 다른 약속 또는 회의와 겹치는 경우 약속 화면의 왼쪽 상단에 경고가 표시 될 수 있습니다. 그러나 Outlook에서는 여전히 충돌 약속을 추가 할 수 있습니다.

약속 정보 아래의 큰 사각형에 약속에 대한 메모를 입력하십시오. 아래 예에서 약속 화면을 학부모 / 교사 회의에 대한 정보로 채웠습니다 .

학부모 / 교사 회의를 보여주는 약속.

되풀이 약속을 예약하려면 리본 에서 되풀이 아이콘 (원 모양)을 클릭하십시오 . 약속 반복 대화 상자가 표시됩니다 : 

되풀이 아이콘을 사용하여 약속이 되풀이되도록 설정할 수 있습니다 .

약속  되풀이 패턴  선택하십시오 . 약속이 계속 재발되는 시간을 정의 할 수도 있습니다. 위의 예에서는 매월 학부모 / 교사 회의를 설정했습니다. 완료되면 확인  클릭 하여 약속 화면 으로 돌아갑니다 .

약속 정보 입력을 마치면 약속 화면 왼쪽 상단에있는 저장 후 닫기 아이콘을 클릭 하십시오 . 약속이 캘린더에 추가됩니다.

2 단계. 새 회의 설정

비즈니스 프로젝트 또는 사교 모임을 위해 그룹을 모아야하는지 여부에 관계없이 새 회의 도구가 유용합니다. Outlook 일정을 연 상태에서 시작하십시오.

사용 새 모임 새 모임을 만들 아이콘을.

홈> 새 미팅을 클릭하십시오 . 새 미팅 초대 화면이 나타납니다 :

이 화면을 사용하여 회의를 예약하고 회의 참가자를 초대하십시오. 회의 초대장을 작성하는 방법에 대한 간단한 개요는 다음과 같습니다.

  • 에서 필드의 기본값 기본 또는 기본 이메일.
  • 받는 사람 필드를 클릭 하여 주소록 에서 회의 참가자를 선택합니다 .
  • 제목 필드에 회의에 대한 간단한 설명을 입력하십시오 .
  • 위치 필드에 회의 위치를 ​​입력하거나 필드 오른쪽에있는 아래쪽 화살표를 사용하여 최근에 사용한 위치 중에서 선택하십시오.
  • 시작 날짜 및 시간과 종료 날짜 및 시간을 선택하십시오. 회의가 며칠 지속될 경우 종료 날짜 이후에 시작 날짜를 지정하십시오.
  • 미팅이 하루 종일 지속되면 종일 이벤트 옆의 확인란을 선택하십시오 

모임 정보를 작성한 후에는 메시지 머리글 아래 상자를 사용하여 메시지 참가자에게 간단한 메모를 작성하십시오. 다음은 완성 된 회의 초대장의 예입니다.

다음은 회의 초대 이메일의 예입니다.

되풀이 모임 인 경우 리본  되풀이 아이콘을 사용 하여 모임 발생 빈도를 정의하십시오.

초대장을 보낼 준비 가되면 창의 왼쪽 상단에있는 보내기 버튼을 클릭하십시오 . 회의가 일정에 추가됩니다. 당신이에 포함 된 모든받는 사람 으로의 필드는 회의 모임 초대의 첨부 파일을 받게됩니다.

이 자습서에서 MS Outlook으로 메시지를 보내는 방법에 대해 자세히 알아보십시오.

  •  

3 단계. 새 작업 설정

업무는 일반적으로 단지 당신을 포함한다는 점에서 약속 및 회의와 다릅니다. 일정 관리에서 온라인 할 일 목록의 일종으로 기능하도록 작업을 설정할 수 있습니다. Outlook 일정의 작업 기능을 사용하여 다른 사람에게 작업을 할당하거나 상태 보고서를 보낼 수도 있습니다.

새 작업을 설정하려면 다시 열린 일정으로 시작하십시오. 홈> 새 항목을 클릭하십시오 . 팝업 메뉴가 표시됩니다 :

Outlook 일정에 작업을 추가 할 수도 있습니다.

작업 옵션을 선택하십시오 . 새 작업 창이 나타납니다 :

새 작업 창을 사용하여 새 작업 을 만듭니다.

제목  에 작업 이름을 입력하십시오 . 픽업 시작 날짜  기한 작업에 대한합니다. 원하는 경우 각 필드 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하고 선택하여 다음 필드에 값을 할당 할 수도 있습니다.

  • 상태 
  • 표준
  • 완료율

시스템에서 알림을 보내려면 알림 확인란을 선택하십시오. 리본  되풀이 아이콘 을 사용하여 작업을 되풀이 할 수도 있습니다 . 또는 다른 시작 날짜와 종료 날짜를 선택하여 하루 이상 지속되는 작업을 정의하십시오.

헤더 정보 아래의 상자에 작업에 대한 자세한 정보 나 지침을 입력하십시오.

새 작업  작성을 마치면 작업> 저장 후 닫기를 클릭 하십시오 . 작업이 캘린더의 할 일 목록에 추가되지만 작업 보기를 설정 하지 않으면 캘린더에 나타나지 않습니다 .

캘린더의 작업 목록을 보려면보기 >  일 모음으로 이동하십시오 . 팝업 메뉴가 나타납니다.

 일 모음 보기를 켜서 작업 목록을 봅니다.

도구 옵션을 클릭하십시오 . 일정 관리 오른쪽에 창이 열립니다. 작업 목록은 Microsoft Outlook 일정 오른쪽 하단에 다음 달 달력의 축소판 아래에 나타납니다.

 일 모음 보기가 켜져 있으면 작업 목록 (또는 할 일 목록)을 볼 수 있습니다.

작업을 열고 자세한 내용을 보거나 업데이트하려면 작업을 두 번 클릭하십시오. 작업 오른쪽에있는 확인란을 클릭하여 작업을 긴급으로 표시 할 수도 있습니다.  일 모음 보기는 닫을 때까지 열려 있습니다. 이메일받은 편지함으로 다시 전환하면 작업 목록이 MS Outlook 창의 오른쪽 아래에 계속 표시됩니다.

 일 모음 보기가 켜져 있으면 작업 목록이 Outlook받은 편지함에 표시됩니다.

작업 목록을 닫으려면 오른쪽 상단에서 X를 클릭하십시오.

4 단계. 일정 관리 항목을 삭제하는 방법

Microsoft Outlook 일정에서 약속 또는 회의를 빠르게 제거하십시오. 제거하려는 일정 관리 항목이 포함 된 일정 관리보기로 화면 이동하십시오. 일정 관리 항목을 클릭하여 선택하고 (이 경우 약속) 마우스 오른쪽 단추를 클릭하십시오. 팝업 메뉴가 나타납니다.

캘린더 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 팝업 메뉴가 나타납니다.

참고 : 위 그림에서 다른 참가자 한 명과 만 약속을 선택했습니다. 참가자가 둘 이상인 회의를 선택한 경우 팝업 메뉴 옵션은 회의 취소입니다. 회의 취소 옵션 을 선택하면 모든 회의 참가자에게 취소 알림을 보낼 수있는 기회가 주어졌습니다.

팝업 메뉴에서 삭제 옵션을 선택하십시오 . 항목이 되풀이되는 항목 인 경우 일정 항목의 모든 인스턴스를 삭제할 것인지 ( Series 삭제 ) 선택한 단일 항목 만 ( Delete Occurrence ) 삭제 할지 선택할 수 있습니다. 일정 관리 항목이 일정 관리에서 제거됩니다. 정기적 인 약속이 있지만 휴가 또는 다른 일정 충돌로 인해 인스턴스 한 개를 취소해야하는 경우 , Delete Occurrence 옵션을 사용하는 것이 좋습니다.

작업 목록에서 작업을 제거하는 프로세스가 훨씬 간단합니다. 해야할 일 목록 에서 작업을 클릭 한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하십시오. 팝업 메뉴에서 삭제 옵션을 선택하십시오 .

전자 메일 메시지에서 모임 또는 작업을 빠르게 추가하는 방법

MS Outlook 일정의 편리한 점 중 하나는 일정 항목을 추가하기 위해 일정을 열 필요가 없다는 것입니다. 이메일 메시지에서 직접 일정 관리 항목을 추가하십시오. 수행 할 작업은 다음과 같습니다.

1 단계. 이메일 메시지 선택

이메일받은 편지함을 연 상태에서 시작하십시오. 메시지를 클릭하여 선택하십시오. 그런 다음 메시지를 두 번 클릭하여여십시오.

MS Outlook 메시지를 선택하십시오.

위의 예에서 회의에 대한 이메일 초대장을 받았습니다. 이메일이 캘린더 초대로 발송되지 않았지만 이벤트를 내 Outlook 캘린더에 추가하고 싶습니다. 이를 수행하는 한 가지 방법  리본 메뉴 에서 회의에 회신 아이콘 을 사용하는 것 입니다. 화살표가있는 달력처럼 보입니다.

회의 에 회신 아이콘 을 클릭 하면 회신이 열리지 만 가장 중요한 것은 회의 형식입니다.

시스템은 선택한 전자 메일 메시지에서 회의 양식을 만듭니다.

위치 정보는 비어 있고 날짜 및 시간은 현재 날짜 및 시간으로 기본 설정되어 있습니다. 원본 이메일에있는 세부 정보를 사용하여이 정보를 수정해야합니다. 그런 다음 원래 발신자에게 이메일 회신을 입력하십시오. 준비가되면 왼쪽  보내기 버튼을 클릭하십시오 .

모임 알림을 전자 메일로 보낸 사람에게 응답을 전자 메일로 보내고 모임을 한 번에 캘린더에 추가했습니다.

2 단계. 전자 메일을 통해 캘린더 작업 목록에 작업 추가

 일 모음 보기가 열려 있으면 MS Outlook 작업 목록에 작업을 쉽게 추가 할 수도 있습니다 . 이메일받은 편지함을 연 상태에서 시작하십시오. 메시지를 클릭하여 선택한 다음 선택한 메시지를 받은 편지함 오른쪽의 할 일 모음 에있는 작업 목록으로 드래그하십시오 .

전자 메일 메시지에서 새 작업을 만들려면 해당 작업을 선택하고 작업 목록으로 끕니다.

새 작업을 삽입하려는 작업 목록에 빨간색 선이 표시됩니다. 이메일이 작업 목록에 삽입되면 이메일을 두 번 클릭하여 메시지 세부 사항을보십시오.

참고 : Outlook은 전자 메일을 작업 목록에 삽입하지만 메시지는 전자 메일받은 편지함에 남아 있습니다.

미리 알림을 보내도록 Outlook 일정을 얻는 방법

편리한 또 다른 Outlook 기능은 약속 또는 모임 전에 시스템에서 사용자에게 상기시켜주는 기능입니다. 새 회의 또는 약속을 설정할 때 미리 알림 기능을 활성화하려면 리본 에서 알림 아이콘 의 아래쪽 화살표를 클릭하십시오 (종 모양).

약속  알림 팝업 메뉴 는 다음과 같습니다 .

팝업에서 미리 알림을 표시 할 회의 또는 약속 시간을 미리 선택하십시오. 그런 다음 팝업 하단의 소리 아이콘을 클릭하여 미리 알림 소리를 선택하십시오.

알림이 설정되면 이메일이나 캘린더를 열 때마다 알림 팝업이 나타납니다.

정의 된 시간에 MS Outlook 이메일 또는 캘린더를 열면 알림 팝업이 표시됩니다.

미리 알림이 표시되지 않게하려면 닫기 단추를 클릭하십시오 . 창이 여러 일정 항목을 상기시키는 경우 모두 해제 버튼 을 클릭해야 합니다.

Microsoft Outlook 일정을 공유하는 방법

이메일을 통해 또는 다른 사람에게 액세스 권한을 부여하여 캘린더를 공유하십시오. 일정의 일부를 팀원과 공유하거나 다른 사람과 함께 시간을 예약하려는 경우 유용합니다. 캘린더를 공유 할 수있는 세 가지 방법이 있습니다.

  1. 이메일. 이메일을 통해 캘린더의 일부를 공유하십시오.
  2. 공유 기능. Microsoft Outlook 설치가 Microsoft Exchange Server를 통해 실행되는 경우 다른 사람에게 일정에 대한 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 당신은 또한 사용할 수있는 설정 달력 권한을 더 일정 및 액세스 수준 그들이 가지고에 액세스 할 수있는 사용자를 정의하는 아이콘입니다. 
  3. 온라인으로 게시하십시오. 온라인 서버에 캘린더를 게시하여 다른 사용자에게 액세스 권한을 제공하십시오.

Outlook 설치는 Microsoft Exchange Server에서 실행되지 않으므로이 자습서에서는 Microsoft 일정을 공유하는 첫 번째 및 세 번째 방법에 중점을 둘 것입니다.

1. 이메일을 통해 캘린더 공유

캘린더를 연 상태에서  > 이메일 캘린더로 이동 합니다. 전자 메일을 통해 캘린더 보내기 대화 상자 와 함께 빈 전자 메일 메시지가 나타납니다 .

사용 보내기에게 이메일을 통해 일정 Outlook 일정 정보와 메시지를 보낼 대화 상자를.

캘린더를 두 개 이상 설정 한 경우 캘린더 필드 에서 아래쪽 화살표를 클릭하여 공유 할 캘린더를 선택하십시오. 그런 다음 날짜 범위 필드 옆에있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 공유 할 캘린더 날짜를 지정하십시오. 그런 다음 세부 사항 상자 에서 아래쪽 화살표를 클릭하여 공유 할 세부 사항 레벨을 선택하십시오. 다음 세부 사항 레벨 중에서 선택하십시오.

  • 가용성 만 . 이메일 수신자는 사용 가능한 시간과 비어있는 시간을 볼 수 있습니다. 그들은 당신의 회의와 약속이 무엇인지 볼 수 없습니다.
  • 제한된 세부 사항 . 이메일 수신자는 미팅 및 약속의 제목 줄과 예약 된 시간 만 볼 수 있습니다. 
  • 자세한 내용 수신자는 귀하의 회의와 약속 및 각각의 위치를 ​​볼 수 있습니다. 또한 각 회의 또는 약속에 대한 자세한 내용을 볼 수 있습니다.

공유 캘린더에 근무 시간 만 표시하려면 확인란을 선택하십시오. 근무 시간이 정의되지 않은 경우 근무 시간 설정 하이퍼 링크를 클릭하여 설정 하십시오 . 완료되면 이메일로 캘린더 보내기 대화 상자 에서 확인 버튼을 클릭하십시오 . 그런 다음 보내기 버튼을 클릭하여 이메일을 보내십시오.

전자 메일 수신자는 전자 메일 텍스트로 일정과 함께 일정을 보여주는 전자 메일 및 일정 첨부 파일을 받고 전자 메일로 보냅니다.

2 . 온라인으로 발행하여 캘린더 공유

일정을 온라인으로 공유 서버에 게시 할 수도 있습니다. 캘린더를 연 상태에서 홈> 온라인 게시 아이콘으로 이동하십시오. 사용자 정의 서버에 일정을 게시 대화 상자가 나타납니다 :

사용자 정의 서버에 액세스 할 수 있으면 캘린더를 온라인으로 발행 할 수 있습니다.

캘린더를 게시 할 서버의 URL을 나열하여 시작하십시오. 그런 다음 공유 할 기간을 정의하십시오. 대한 세부 사항 : 옵션을 선택할 가용성 만 , 제한 세부 사항  전체 세부 사항 . 근무 시간 사이에만 캘린더를 게시하려면 확인란을 클릭하십시오.

완료되면 확인 버튼을 클릭하십시오 . 나타나는 지시를 따릅니다.

 

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