아웃룩 일정 캘린더 : 올바른 추가, 공유 및 사용 방법

우리의 일정에 영향을 미치는 회의, 과제 및 기타 항목은 모두 한 가지 공통점이 있습니다. 우리는 종종 이메일을 통해 통지를받습니다.

Microsoft Outlook 이메일을 닫고 다른 앱을 열어 약속과 직장을 찾는 것은 불편할 수 있습니다. 그런 다음 필요한 일정 정보를 얻었 으면 Outlook을 다시 엽니 다. 불편하고 불필요합니다.

많은 사람들이 MS Outlook에 캘린더가 내장되어 있다는 사실을 깨닫지 못합니다. 수행 할 작업을 알고있는 경우 전자 메일받은 편지함과 Microsoft Outlook 일정간에 쉽게 전환 할 수 있습니다.

이 자습서에서는 Outlook 일정을 사용하는 방법을 배웁니다. 캘린더에 작업과 약속을 추가하는 방법을 설명하겠습니다. 또한 Outlook 일정을 공유하는 방법도 알아 봅니다.

Microsoft Outlook 일정에 액세스하는 방법

Outlook 일정은 방법을 알고있는 경우 하나의 아이콘을 클릭하기 만하면 전자 메일로 빠르고 쉽게 연결할 수있는 편리한 도구입니다.

1 단계. 캘린더 썸네일보기

Outlook받은 편지함을 열고 시작합니다.

받은 편지함 의 캘린더 아이콘을 통해 MS Outlook 캘린더에 액세스하십시오 .

이메일 인터페이스의 왼쪽 하단 ( 탐색 창 아래)에서 캘린더 아이콘을 찾습니다 . 아이콘 위로 마우스를 가져 가면 예정된 약속이있는 캘린더의 썸네일이 표시됩니다.

2 단계. 캘린더보기 열기

일정을 열려면 클릭 달력 아이콘을. Microsoft Outlook 캘린더가 나타납니다.

Microsoft Outlook Calendar를 살펴보십시오.

기본보기는 약 한 달입니다. 이를 월 보기 라고합니다 . 작업 할 다양한 날짜를 선택할 수 있지만 현재 날짜가 강조 표시됩니다.

Outlook 일정에는 몇 가지 깔끔한 기능도 포함되어 있습니다.

• 달력 상단에 지역 일기 예보가 있습니다. 도시 이름 또는 우편 번호를 입력하여이 정보를 사용자 정의하십시오.
• 화면 왼쪽에 이번 달 전후의 썸네일이 있습니다. 이러한 축소판을 숨기려면 축소판이 포함 된 창의 오른쪽을 잡고 왼쪽으로 끕니다.
• 캘린더의 오른쪽 상단에 검색 창이 있습니다. 키워드 또는 구문으로 캘린더 이벤트를 검색 할 수 있습니다.

이제 월별보기를 살펴 보았으므로 사용 가능한보기 중 일부를 살펴볼 수 있습니다.

3 단계. 캘린더보기 변경

캘린더보기를 변경할 수 있습니다 . Outlook 일정 맨 위에 있는 메뉴에서 보기 를 클릭 합니다.

보기 탭 에서 Outlook 일정보기를 변경할 수 있습니다 .

온 보기 탭, 당신은 당신이 방법 당신의 달력 모양을 사용자 정의 할 수 있도록 다양한 설정을 볼 수 있습니다. 이 튜토리얼에서 집중하고 싶은 5 가지는 다음과 같습니다.

1. 일 . 일 보기는 하루의 이벤트를 볼 수 있습니다. 일 보기가 훨씬 종이 플래너의 페이지처럼 보인다. 일 보기 의 오른쪽에있는 스크롤 막대를 사용하여 페이지에서 위아래로 이동합니다.
2. 작업 주 . 작업 주를 보기는 한 번에 일정 (월요일부터 금요일까지) 5 일을 볼 수 있습니다.
3. 주 . 주 보기는 같다 작업 주의 는 주말을 포함 제외하고 볼 수 있습니다. 이보기는 일반적이지 않은 시간으로 작업하거나 달력에 개인 약속을 포함하는 경우 유용 할 수 있습니다.
4. 월 . 한 달을 한 눈에 볼 수 있는 월 보기를 이미 검토했습니다 .
5. 일정보기 . 일정보기 는 막대 그래프 형태로 하루의 약속을 볼 수 있습니다. 충돌과 겹치는 약속을 빠르고 쉽게 찾아 낼 수 있습니다.

보기를 열려면 열려는 달력보기의 아이콘을 클릭하십시오. 이 예에서는 일정보기 아이콘을 클릭 해 보겠습니다 . 일정보기 를 표시합니다 :

Outlook 일정 일정보기는 회의가 겹치는 위치를 보여줍니다.

이 예제 일정보기 에는 이미 두 세트의 겹치는 약속이 있습니다. 일정 충돌을 알면 시간을 효율적으로 관리 할 수 ​​있습니다. 회의 중 하나만 참석하고 다른 회의 일정을 변경할 수 있습니다. 또는 각 회의의 일부에 참석할 수 있습니다.

또한이 일정보기 는 근무일이 시작되기 전 오전 7시에 시작하도록 설정된 조찬 모임이 있음을 보여줍니다.

참고 : 다양한 뷰도에 표시되는 홈 Outlook 일정의 탭, 당신은 또한 거기에서 액세스 할 수 있습니다.

약속 또는 작업을 만드는 방법

다음을 포함하여 다양한 유형의 항목을 Microsoft Outlook 일정에 추가 할 수 있습니다.

• 약속 . 약속은 일반적으로 귀하와 다른 한 사람 만 포함됩니다. 예를 들어, 의사 나 회계사와 약속을 잡습니다. 종종 (항상 그런 것은 아님) 조직 외부의 누군가와 약속을 정합니다.
• 회의 . 회의에는 일반적으로 여러 사람이 참여했습니다. 회의 주최자 인 경우 회의 예약뿐 아니라 회의 초대장 발송도 담당합니다.
• 작업 . 작업은 특정 목표와 과제를 달성하기 위해 일정에서 차단하는 시간입니다.

모든 항목을 반복 항목 또는 여러 날 항목으로 설정할 수도 있습니다. 

1 단계. 새 약속 설정

캘린더보기에서 시작하되 홈 탭 에 있는지 확인 하세요. 이 예에서는 월 보기를 열고 시작합니다 . 

새 약속 아이콘을 클릭하여 약속 을 설정하십시오.

새 약속 아이콘을 클릭하십시오 . 빈 약속 화면이 표시됩니다.

새 약속 화면을 사용하여 약속 세부 정보를 입력합니다.

적절한 필드에 약속 정보를 입력하십시오. 다음은 각 필드에 대한 간략한 설명과 각 필드를 채우는 방법입니다.

• 주제 . 약속에 대한 간략한 설명을 입력하십시오.
• 위치 . 약속이있을 장소를 입력하십시오.
• 시작 시간 . 예약이 시작될 날짜와 시간을 입력하십시오. 달력 축소판을 클릭하여 월과 일을 선택합니다. 시간을 선택하려면 시간 오른쪽에있는 아래쪽 화살표를 클릭합니다. 이벤트가 하루 종일 지속되는 경우이 필드 오른쪽의 토글 상자를 선택합니다.
• 종료 시간 . 약속이 끝나는 날짜와 시간을 입력하십시오. 캘린더 축소판과 아래쪽 화살표를 사용합니다.

약속을 하루 이상 지속하려면 시작 시간 날짜 이후의 종료 시간 날짜를 선택하십시오 .

주의 : 선택한 날짜 및 시간이 다른 약속 또는 회의와 겹치는 경우 약속 화면의 왼쪽 상단에 경고가 표시 될 수 있습니다. 그러나 Outlook에서는 여전히 충돌하는 약속을 추가 할 수 있습니다.

약속 정보 아래에있는 큰 사각형에 약속에 대한 메모를 입력합니다. 아래 예에서는 학부모 / 교사 회의에 대한 정보로 약속 화면을 채웠습니다 .

학부모 / 교사 회의를 보여주는 약속.

되풀이 약속을 예약하려면 리본 에서 되풀이 아이콘 (원 모양)을 클릭합니다. 약속 반복 대화 상자가 표시됩니다 : 

되풀이 아이콘을 사용하여 약속을 되풀이하도록 설정할 수 있습니다 .

약속에 대한 반복 패턴 을 선택합니다 . 약속이 계속 반복되는 기간을 정의 할 수도 있습니다. 위의 예에서 저는 월간 학부모 / 교사 회의를 설정했습니다. 완료되면 확인 을 클릭 하여 약속 화면 으로 돌아갑니다 .

약속 정보 입력을 마치면 약속 화면의 왼쪽 상단에있는 저장 및 닫기 아이콘을 클릭합니다 . 약속이 달력에 추가됩니다.

2 단계. 새 회의 설정

비즈니스 프로젝트 또는 사교 모임을 위해 그룹을 모아야 할 때 새 회의 도구가 도움이 될 것입니다. Outlook 일정을 연 상태에서 시작합니다.

사용 새 모임 새 모임을 만들 아이콘을.

홈> 새 회의를 클릭합니다 . 새 미팅 초대 화면이 나타납니다 :

이 화면을 사용하여 회의를 예약하고 회의 참가자를 초대합니다. 다음은 회의 초대장을 작성하는 방법에 대한 간략한 개요입니다.

• 에서 필드의 기본값 기본 또는 기본 이메일.
• 받는 사람 필드를 클릭 하여 주소록 에서 회의 참가자를 선택합니다 .
• 주제 필드에 회의에 대한 간략한 설명을 입력 합니다.
• 위치 필드에 회의 위치를 ​​입력하거나 필드 오른쪽에있는 아래쪽 화살표를 사용하여 최근에 사용한 위치에서 선택합니다.
• 시작 날짜와 시간과 종료 날짜와 시간을 선택합니다. 회의가 며칠 지속되는 경우 종료 날짜 이후에 시작 날짜를 지정하십시오.
• 회의가 종일 지속되는 경우 종일 일정 옆의 체크 박스를 선택합니다 . 

회의 정보를 입력 한 후 메시지 헤더 아래의 상자를 사용하여 메시지 참가자에게 간단한 메모를 작성합니다. 다음은 완료된 회의 초대장의 예입니다.

다음은 회의 초대 이메일의 예입니다.

반복 회의 인 경우 리본 의 반복 아이콘을 사용 하여 회의 발생 빈도를 정의합니다.

초대장을 보낼 준비 가되면 창 왼쪽 상단에있는 보내기 버튼을 클릭합니다 . 회의가 달력에 추가됩니다. 당신이에 포함 된 모든받는 사람 으로의 필드는 회의 모임 초대의 첨부 파일을 받게됩니다.

이 자습서에서 MS Outlook에서 메시지 보내기에 대해 자세히 알아보십시오.

• 

  MICROSOFT OUTLOOK

  Microsoft Outlook으로 새 이메일을 작성하고 보내는 방법

  로라 스펜서

이 문서는 회의 초대와 함께 보낼 효과적인 이메일을 작성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

3 단계. 새 작업 설정

작업은 일반적으로 사용자 만 관여한다는 점에서 약속 및 회의와 다릅니다. 캘린더에서 일종의 온라인 할 일 목록으로 작동하도록 작업을 설정할 수 있습니다. Outlook 일정의 작업 기능을 사용하여 다른 사람에게 작업을 할당하거나 상태 보고서를 보낼 수도 있습니다.

새 작업을 설정하려면 열린 달력으로 다시 시작하십시오. 홈> 새 항목을 클릭합니다 . 팝업 메뉴가 표시됩니다.

Outlook 일정에 작업을 추가 할 수도 있습니다.

작업 옵션을 선택합니다 . 새 작업 창이 나타납니다 :

새 작업 창을 사용하여 새 작업 을 만듭니다.

제목 줄 에 작업 이름을 입력합니다 . 작업의 시작 날짜 와 기한 을 선택합니다. 원하는 경우 각 필드 옆에있는 아래쪽 화살표를 클릭하고 선택하여 다음 필드에 값을 할당 할 수도 있습니다.

• 상태 
• 표준
• 완료율

시스템에서 미리 알림을 보내도록하려면 미리 알림 확인란을 선택합니다. 리본 의 되풀이 아이콘 을 사용하여 작업을 되풀이로 만들 수도 있습니다 . 또는 다른 시작 및 종료 날짜를 선택하여 작업을 하루 이상 지속되도록 정의하십시오.

헤더 정보 아래의 상자에 작업에 대한 추가 정보 또는 지침을 입력합니다.

새 작업 창 작성을 마쳤 으면 작업> 저장 후 닫기를 클릭 합니다 . 작업이 캘린더의 할 일 목록에 추가되지만 작업 보기를 설정 하지 않으면 캘린더에 표시되지 않습니다 .

캘린더의 작업 목록을 보려면보기 > 할 일 모음으로 이동합니다 . 팝업 메뉴가 나타납니다.

할 일 목록을 보려면 할 일 모음 보기를 켭니다 .

도구 옵션을 클릭하십시오 . 캘린더 오른쪽에 창이 열립니다. 작업 목록은 해당 월 달력의 축소판 아래에있는 Microsoft Outlook 달력의 오른쪽 하단에 나타납니다.

할 일 모음 보기가 켜져 있으면 작업 목록 (또는 할 일 목록)을 볼 수 있습니다.

작업을 열고 자세한 내용을 보거나 업데이트하려면 작업을 두 번 클릭합니다. 작업 오른쪽에있는 확인란을 클릭하여 작업을 긴급으로 표시 할 수도 있습니다. 작업 할 일 모음 보기는 닫을 때까지 열려 있습니다. 이메일받은 편지함으로 다시 전환하면 MS Outlook 창의 오른쪽 하단에 작업 목록이 계속 표시됩니다.

할 일 모음 보기가 켜져 있으면 작업 목록이 Outlook받은 편지함에 표시됩니다.

작업 목록을 닫으려면 오른쪽 상단에있는 X를 클릭합니다.

4 단계. 일정 항목을 삭제하는 방법

Microsoft Outlook 일정에서 약속이나 모임을 빠르게 제거합니다. 제거 할 일정 항목이 포함 된 일정보기로 스크롤합니다. 일정 항목을 클릭하여 선택한 다음 (이 경우 약속) 마우스 오른쪽 단추를 클릭합니다. 팝업 메뉴가 나타납니다.

캘린더 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 팝업 메뉴가 표시됩니다.

참고 : 위의 그림에서는 다른 참가자가 한 명만있는 약속을 선택했습니다. 두 명 이상의 참가자가있는 회의를 선택한 경우 팝업 메뉴 옵션은 회의 취소입니다. 회의 취소 옵션 을 선택하면 모든 회의 참가자에게 취소 알림을 보낼 수 있습니다.

팝업 메뉴에서 삭제 옵션을 선택하십시오 . 항목이 항목을 반복하는 경우, 당신은 당신이 일정 항목 (의 모든 인스턴스를 삭제할지 여부를 선택할 수있는 기회를 얻을 것이다 삭제 시리즈 ) 또는 단지 하나의 발생 ( 삭제 발생 선택한 참조). 일정 항목이 일정에서 제거됩니다. 삭제 발생의 정기적 약속을 가지고 있지만, 필요 인해 휴가 또는 다른 일정 충돌에의 한 인스턴스를 취소 할 경우 옵션은 사용에 적합합니다.

작업 목록에서 작업을 제거하는 프로세스는 훨씬 더 간단합니다. 할 일 목록 에서 작업을 클릭 한 다음 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면됩니다. 팝업 메뉴에서 삭제 옵션을 선택하십시오 .

이메일 메시지에서 회의 또는 작업을 빠르게 추가하는 방법

MS Outlook 캘린더의 편리한 기능 중 하나는 캘린더 항목을 추가하기 위해 캘린더를 열 필요가 없다는 것입니다. 이메일 메시지에서 직접 일정 항목을 추가합니다. 수행 할 작업은 다음과 같습니다.

1 단계. 이메일 메시지 선택

이메일받은 편지함을 연 상태에서 시작하십시오. 메시지를 클릭하여 선택하십시오. 그런 다음 메시지를 두 번 클릭하여 엽니 다.

MS Outlook 메시지를 선택하십시오.

위의 예에서는 회의 초대 이메일을 받았습니다. 이메일이 캘린더 초대로 전송되지 않았지만 내 Outlook 캘린더에 이벤트를 추가하고 싶습니다. 이를 수행하는 한 가지 방법 은 리본 에서 모임으로 회신 아이콘 을 사용하는 것 입니다. (화살표가있는 달력처럼 보입니다.)

회의 로 회신 아이콘 을 클릭 하면 회신이 열리지 만 가장 중요한 것은 회의 형식입니다.

시스템은 선택한 이메일 메시지에서 회의 양식을 만듭니다.

위치 정보는 비어 있고 날짜 및 시간은 기본적으로 현재 날짜 및 시간으로 설정됩니다. 원본 이메일에있는 세부 정보를 사용하여이 정보를 수정해야합니다. 그런 다음 원래 보낸 사람에게 보내는 이메일 답장을 입력합니다. 준비가되면 왼쪽에있는 보내기 버튼을 클릭합니다 .

회의 알림을 이메일로 보내고 회의를 캘린더에 한 번에 추가 한 사람에게 회신을 이메일로 보냈습니다.

2 단계. 캘린더 작업 목록에 작업 추가 및 이메일

할 일 모음 보기가 열려 있는 경우 MS Outlook 작업 목록에 작업을 쉽게 추가 할 수도 있습니다 . 이메일받은 편지함을 연 상태에서 시작하십시오. 메시지를 클릭하여 선택한 다음 선택한 메시지를 받은 편지함 오른쪽의 할 일 모음 에있는 작업 목록으로 드래그하십시오 .

전자 메일 메시지에서 새 작업을 만들려면 해당 작업을 선택하고 작업 목록으로 끕니다.

새 작업이 삽입 될 작업 목록에 빨간색 선이 표시됩니다. 이메일이 작업 목록에 삽입되면 이메일을 두 번 클릭하여 메시지 세부 정보를 봅니다.

참고 : Outlook에서 전자 메일을 작업 목록에 삽입하지만 메시지는 전자 메일받은 편지함에 남아 있습니다.

미리 알림을 보내도록 Outlook 일정을 가져 오는 방법

또 다른 편리한 Outlook 기능은 약속이나 회의 전에 시스템이 미리 알려주는 기능입니다. 새 회의 또는 약속을 설정할 때 미리 알림 기능을 활성화하려면 리본 의 미리 알림 아이콘 (종 모양) 에서 아래쪽 화살표를 클릭합니다 .

다음 은 약속에 대한 미리 알림 팝업 메뉴입니다.

팝업에서 미리 알림을 표시 할 회의 또는 약속 시간을 선택합니다. 그런 다음 팝업 하단의 소리 아이콘을 클릭하여 미리 알림 소리를 선택합니다.

미리 알림이 설정되면 이메일 또는 캘린더를 열 때마다 미리 알림 팝업이 나타납니다.

정의 된 시간에 MS Outlook 이메일 또는 캘린더를 열 때 미리 알림 팝업이 표시됩니다.

표시 중지 알림을 받으려면 닫기 버튼을 클릭 합니다. 창에서 여러 일정 항목을 상기시키는 경우 모두 해제 버튼 을 클릭해야 합니다.

Microsoft Outlook 일정을 공유하는 방법

이메일을 통해 또는 다른 사람에게 액세스 권한을 부여하여 캘린더를 공유하세요. 일정의 일부를 팀 구성원과 공유하거나 누군가와 함께 할 시간을 예약하려는 경우 유용 할 수 있습니다. 캘린더를 공유 할 수있는 세 가지 방법이 있습니다.

1. 이메일. 이메일을 통해 일정의 일부를 공유합니다.
2. 공유 기능. Microsoft Outlook 설치가 Microsoft Exchange Server를 통해 실행되는 경우 다른 사람에게 캘린더에 대한 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 당신은 또한 사용할 수있는 설정 달력 권한을 더 일정 및 액세스 수준 그들이 가지고에 액세스 할 수있는 사용자를 정의하는 아이콘입니다. 
3. 온라인으로 게시하십시오. 다른 사용자가 액세스 할 수 있도록 캘린더를 온라인 서버에 게시합니다.

내 Outlook 설치는 Microsoft Exchange Server에서 실행되지 않으므로이 자습서에서는 Microsoft 캘린더를 공유하는 첫 번째 방법과 세 번째 방법에 중점을 둘 것입니다.

1. 이메일을 통해 캘린더 공유

캘린더를 연 상태에서 홈 > 이메일 캘린더로 이동 합니다. 이메일 로 캘린더 보내기 대화 상자가 맨 위에 있는 빈 이메일 메시지가 나타납니다 .

사용 보내기에게 이메일을 통해 일정 Outlook 일정 정보와 메시지를 보낼 대화 상자를.

둘 이상의 캘린더를 설정 한 경우 캘린더 필드 에서 아래쪽 화살표를 클릭하여 공유 할 캘린더를 선택합니다. 그런 다음 날짜 범위 필드 옆에있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 공유 할 달력 날짜를 지정합니다. 그런 다음 세부 정보 상자 에서 아래쪽 화살표를 클릭하여 공유 할 세부 수준을 선택합니다. 다음 세부 수준 중에서 선택합니다.

• 가용성 만 . 이메일 수신자는 귀하가 시간이있을 때와 시간이있을 때를 볼 수 있습니다. 그들은 당신의 회의와 약속이 무엇인지 볼 수 없습니다.
• 제한된 세부 사항 . 이메일 수신자는 회의 및 약속의 제목과 예약 된 시간 만 볼 수 있습니다. 
• 전체 세부 사항. 수신자는 귀하의 회의 및 약속과 각각의 위치를 ​​볼 수 있습니다. 또한 각 회의 또는 약속에 대한 자세한 내용을 볼 수 있습니다.

공유 캘린더에 근무 시간 만 표시하려면 확인란을 선택하십시오. 근무 시간이 정의되지 않은 경우 근무 시간 설정 하이퍼 링크를 클릭하여 설정 합니다. 완료되면 전자 메일로 일정 보내기 대화 상자 에서 확인 단추를 클릭합니다 . 그런 다음 보내기 버튼을 클릭하여 이메일을 보냅니다.

이메일 수신자는 이메일 텍스트에있는 일정과 일정을 보여주는 캘린더 첨부 파일을 수신하고 이메일을 보냅니다.

2 . 온라인으로 게시하여 캘린더 공유

캘린더를 공유 서버에 온라인으로 게시 할 수도 있습니다. 달력을 연 상태에서 홈> 온라인 게시 아이콘으로 이동 합니다. 사용자 정의 서버에 일정을 게시 대화 상자가 나타납니다 :

사용자 정의 서버에 대한 액세스 권한이있는 경우 캘린더를 온라인으로 발행 할 수 있습니다.

캘린더를 게시 할 서버의 URL을 나열하여 시작하십시오. 다음으로 공유 할 기간을 정의합니다. 대한 세부 사항 : 옵션을 선택할 가용성 만 , 제한 세부 사항 및 전체 세부 사항 . 근무 시간 사이에만 캘린더를 발행하려면 체크 상자를 클릭하십시오.

완료되면 확인 버튼을 클릭 합니다. 나타나는 프롬프트를 따릅니다.