7가지 Excel 스프레드시트 문제 및 해결 방법

문제 1: Excel 다중 사용자 편집

Excel 시스템이 유기적으로 성장하면 한 사용자가 특정 시간에 통합 문서를 열면 두 번째 사람이 이미 열려 있다고 알리는 문제가 빠르게 발생 합니다. 두 번째 사용자는 읽기 전용 버전을 취소하거나 기다리거나 볼 수 있습니다. 다른 사람이 통합 문서를 종료할 때 알려준다는 Excel의 약속은 상태를 자주 확인하지 않으며 결코 알려주지 않을 수 있기 때문에 도박입니다. 그렇더라도 다른 사람이 먼저 로그인하여 파일을 열 수 있습니다.

"단독 사용자" 효과를 방지하려면 Excel Online(Excel의 축소된 웹 기반 버전)을 사용하거나 공유 통합 문서 기능을 켤 수 있습니다. 다음은 스프레드시트를 공유하는 방법에 대한 빠른 가이드입니다.

1. 원하는 스프레드시트를 열고 상단의 "파일" 을 클릭합니다 .

   

2. 그런 다음 왼쪽 메뉴에서 공유 를 클릭 하여 새 창을 엽니다.
   

   

3. 이제 스프레드시트를 공유할 사용자의 정보를 입력합니다.

   

참고: 데이터를 여러 통합 문서로 분할하여 다른 사람들이 서로의 발가락을 밟지 않고 다른 통합 문서에서 작업하도록 할 수도 있습니다.

문제 2: Excel 공유 통합 문서

Excel Online은 기본적으로 여러 편집기를 허용하지만 많은 기능이 빠져 있습니다. 이 서비스는 가장 단순한 작업 외에는 경쟁자가 아닙니다. 공유 통합 문서 기능이 제대로 작동하는 것처럼 보이지만 제한 사항이 많습니다. 예를 들어 통합 문서가 공유된 경우 표를 만들거나 셀 블록을 삭제할 수 없습니다 .

Excel 시스템이 유기적으로 성장하면 한 번에 한 사용자만 통합 문서를 열 수 있는 문제가 발생합니다.

일부 온라인 Excel 제한 사항에 대한 해결 방법이 있습니다. 다른 사람들에게는 이미 설정된 통합 문서를 사용하는 것이 아니라 통합 문서의 구조를 변경하는 문제이지만 이 시나리오는 종종 방해가 됩니다. 따라서 일반 단일 사용자 통합 문서를 사용하는 것과 같은 방식으로 공유 통합 문서를 사용할 수 없습니다.

공유 통합 문서의 변경 내용은 통합 문서가 저장될 때마다 사용자 간에 동기화됩니다. 이 작업은 예를 들어 5분마다 강제로 저장하는 시간이 지정된 일정에 배치됩니다. 그러나 정기적인 저장의 오버헤드와 모든 사용자의 변경 사항을 추적하는 것은 상당히 중요합니다. 통합 문서는 크기가 빠르게 팽창하고 네트워크에 부담을 주어 다른 시스템의 속도를 늦출 수 있습니다.

문제 #3: Excel 연결 통합 문서

여러 통합 문서에 걸쳐 데이터를 분할하면 다중 사용자 편집 문제에 대한 해결 방법을 제공할 수 있습니다. 그래도 각 통합 문서에는 하나에 입력된 값이 다른 통합 문서에서 사용되도록 둘 사이에 링크가 필요할 수 있습니다 . 통합 문서 간의 링크는 하나의 통합 문서에 개별 시트가 있는 대신 별도의 데이터를 별도의 파일에 보관하는 데에도 유용합니다.

짜증나게도 이러한 연결은 좌절과 불안정의 또 다른 원인입니다. 원본 통합 문서의 전체 경로를 포함하여 절대 경로가 되거나 원본 경로와 대상 경로 간의 차이를 포함하여 상대 경로가 됩니다. 이것이 합리적으로 들리지만 Excel은 각 유형의 링크를 사용하고 변경할 시기를 결정하기 위해 애매한 규칙을 사용합니다.

규칙은 여러 옵션과 링크를 삽입하기 전에 통합 문서를 저장했는지 여부에 따라 결정됩니다. 링크는 통합 문서를 저장하거나 파일 탐색기를 사용하여 파일을 복사하는 대신 파일을 열고 다른 이름 으로 저장 을 사용하여 복제 할 때도 변경됩니다 . 이 모든 혼란과 불확실성의 결과는 통합 문서 간의 연결이 쉽게 끊어지고 끊어진 연결을 복구하는 데 시간이 많이 걸린다는 것입니다. 아무도 영향을 받는 파일에 액세스할 수 없습니다.

특별히 데이터 > 쿼리 및 연결 > 링크 편집 > 값 업데이트를 클릭하지 않는 한 연결된 데이터는 파일이 열릴 때만 업데이트됩니다 . 다음은 빠른 시연입니다.

1. 원하는 스프레드시트를 열고 상단의 "데이터" 를 클릭합니다 .

   

2. 이제 "쿼리 및 연결"을 찾아 " 링크 편집 "을 클릭하십시오 .

   

3. 그런 다음 "값 업데이트"를 선택 합니다.

링크가 두 통합 문서 사이에 있지 않고 세 개 이상을 포함하는 경우 모든 통합 문서를 순서대로 열어 업데이트된 데이터 프로세스가 첫 번째에서 두 번째, 세 번째로 올바른 순서로 발생하도록 해야 합니다. 첫 번째 통합 문서에서 값을 변경 하고 세 번째 통합 문서를 열면 두 번째 통합 문서가 해당 값을 업데이트하지 않았기 때문에 변경 사항이 표시되지 않습니다.

이 데이터 연결은 논리적이지만 정보가 올바르지 않거나 다른 사람이 이미 편집 중인 통합 문서를 열려고 할 가능성을 높입니다.

물론 연결된 통합 문서를 모두 피하려고 할 수 있지만 동일한 데이터를 둘 이상의 통합 문서에 입력하게 될 가능성이 있으며 매번 약간 다르게 입력해야 할 위험이 있습니다.

문제 #4: Excel 데이터 유효성 검사

오류는 모든 컴퓨터 시스템 내의 데이터에 침투할 수 있습니다. 사람들은 단어를 잘못 입력하거나 단조로운 규칙으로 숫자의 숫자를 바꿉니다. 데이터가 입력된 대로 확인되지 않으면 문제가 발생합니다.

기본적으로 Excel은 사용자가 입력하는 모든 것을 허용합니다. 조회 목록에 대한 유효성 검사를 설정할 수 있지만 주로 동일한 필드가 둘 이상의 장소에서 사용되는 경우 유지 관리가 어렵습니다. 사용자가 확인 없이 문서 ID 번호 또는 고객 참조 번호를 입력해야 하는 경우, 자신도 모르게 잘못된 레코드를 함께 묶기 쉽습니다. 시스템의 데이터 무결성이 치명적으로 손상되고 데이터 분석이 의심됩니다.

근본 원인을 깨닫지 못한 채 이미 데이터 유효성 검사 문제의 영향을 받을 수 있습니다. Excel에 송장 목록이 있는 상황을 생각해 보십시오. 사용자는 각 송장에 고객의 이름을 약간 다르게 입력합니다. 결과적으로 "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" 및 "joness"에 대한 인보이스를 받습니다. 이것들이 모두 같은 회사를 지칭한다는 것을 알고 계실지 모르지만 Excel은 그렇지 않습니다. 월별 고객을 기반으로 하는 피벗 테이블과 같은 인보이스 데이터의 모든 분석 은 하나만 있어야 하는 경우 여러 결과를 제공합니다 .

문제 #5: Excel 탐색

큰 통합 문서는 탐색하기가 어렵습니다. 창 아래쪽에 있는 시트 탭은 많은 양의 탭이 있을 때 길을 찾기 위한 끔찍한 메커니즘입니다. 화면 전체에 표시 가능한 탭이 많아지면 필요한 것을 찾기가 어려워집니다. 시트를 탐색하는 빠른 방법은 다음과 같습니다.

1. 화면 왼쪽 하단 근처에서 시트 이름 왼쪽 에 있는 "화살표 버튼" 을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 " 시트 활성화" 대화 상자를 불러옵니다.
   

   

2. 목록을 스크롤해야 하기 전에 처음 20개의 시트만 나열됩니다. 원하는 시트를 정렬, 그룹화 또는 검색할 수 있는 방법이 없습니다. 창은 아래에 표시된 것과 같아야 합니다.

   

문제 #6: Excel 보안

Excel 통합 문서에 보안을 추가할 수 있지만 문제가 많습니다. 보호는 데이터보다 통합 문서의 구조를 보호하는 데 훨씬 더 적합합니다. 일부 시트와 셀을 잠가 사용자가 구조와 공식을 변경하지 못하도록 할 수 있지만 데이터를 볼 수 있다면 일반적으로 일부 또는 전체를 변경할 수 있습니다(창의적인 매크로 프로그래밍을 하지 않는 한).

문제 #7: Excel 속도 문제

Excel은 가장 빠른 응용 프로그램이 아니며 프로그래밍 언어인 VBA는 C#과 같은 보다 전문적인 프로그래밍 언어에 비해 느립니다. 이 시나리오는 Excel의 의도된 용도와 유연한 특성에서 비롯됩니다. 결국 스프레드시트 엔진입니다. 예, Excel VBA는 데이터 목록을 관리하는 서비스가 되도록 압박을 받을 수 있지만 이것이 그러한 종류의 작업에 최선의 선택이라는 의미는 아닙니다. 다른 응용 프로그램은 이러한 작업에 더 적합합니다. 주로 이러한 작업을 수행하도록 명시적으로 설계되었기 때문입니다.

구조화된 데이터에 데이터베이스 사용

이 기사에 설명된 문제 중 하나라도 겪고 있다면 무시하지 마십시오. 데이터베이스라고 하는 구조화된 데이터 저장에 대한 전문적인 답변이 있습니다. 무섭거나 비싸지 않아도 되며 데이터, 데이터가 함께 연결되는 방법, 데이터와 상호 작용하는 방법에 대해 논리적으로 생각할 수 있어야 합니다.

참고 : 스프레드시트 솔루션에서 데이터베이스로 이동하는 경우 스프레드시트 디자인을 함부로 복제하지 마십시오. 더 나은 기회를 잡으세요.

맞춤형 솔루션을 구축할 수 있는 범용 데이터베이스 애플리케이션이 있습니다. 또는 이미 필요한 목적에 맞게 설계된 전문 데이터베이스 응용 프로그램이 더 저렴하고 구현 속도가 빠르며 적합하다는 것을 알 수 있습니다.

예를 들어 고객 목록과 고객과의 모든 상호 작용에 대한 세부 정보가 있는 경우 고객 관계 관리(CRM) 시스템으로 간주됩니다. 멋진 이름에도 불구하고 CRM 시스템은 전문화된 데이터베이스입니다. 마찬가지로 QuickBooks 및 Sage와 같은 계정 패키지는 전문 데이터베이스입니다. 특정 요구 사항에 맞는 사전 구축된 응용 프로그램을 찾을 수 없는 경우 직접 구축하거나 IT 부서 또는 컨설턴트가 제공하는 응용 프로그램을 얻을 수 있습니다.

가장 일반적인 데이터베이스 유형은 데이터를 테이블에 저장하고 행과 열로 구성된 관계형 데이터베이스입니다. 각 행은 별도의 항목에 대한 데이터를 보유합니다. 예를 들어, 각 열은 고객의 이름이나 신용 한도와 같은 다른 주제 속성을 설명합니다.

고객 데이터를 한 번만 입력하여 레코드를 생성하면 필요한 만큼의 인보이스에 사용할 수 있습니다.

테이블에는 예를 들어 송장에 고객 ID가 포함되도록 테이블 간에 정의된 관계가 있습니다. 이 프로세스를 통해 특정 고객에 대한 모든 청구서를 쉽게 찾거나 특정 청구서에서 고객의 전화번호를 검색할 수 있습니다. 고객 데이터를 한 번만 입력하여 고객 레코드를 생성하면 다시 입력할 필요 없이 필요한 만큼의 인보이스에 사용할 수 있습니다. 데이터베이스를 생성하려면 이러한 테이블과 관계를 정의한 다음 데이터를 나열하고 편집하는 데 사용할 화면 레이아웃을 정의해야 합니다.

수십 개의 데이터베이스 애플리케이션이 있습니다. 일부는 사용하기 쉽고 전체 작업을 수행하므로 테이블, 데이터 입력 화면 및 보고서를 사용자 정의할 수 있습니다. 다른 것들은 특정 영역에서 더 완전한 기능을 제공하지만 완전한 작업을 수행하려면 다른 도구가 필요합니다.

예를 들어, 프로그램은 테이블과 관계를 정의하고 강력한 분석 및 보고 기능을 가질 때 신뢰할 수 있습니다. 그러나 응용 프로그램에는 궁극적으로 데이터 입력 화면을 결정하는 도구가 없습니다. Microsoft SQL Server는 여기에서 명백한 예입니다. 다른 대규모 데이터베이스 시스템과 마찬가지로 SQL Server는 백엔드를 처리하고 사용자가 Visual Studio와 같은 다른 도구를 사용하여 프런트 엔드를 개발할 것으로 기대합니다.

귀하에게 적합한 데이터베이스 옵션은 무엇입니까?

데이터베이스 옵션 #1: Microsoft Access

Access는 데스크톱 데이터베이스의 할아버지 중 하나입니다. 사용하기 쉽지만 남용하기 쉽습니다. 테이블, 화면 및 보고서를 처음부터 디자인하거나 템플릿에서 시작할 수 있습니다. 일부 템플릿은 명백히 미국적이며 항상 좋은 연습을 가르치는 것은 아니지만 빠르게 시작할 수 있습니다. 화면과 프로그래밍 기능은 매우 정교할 수 있습니다. 파일 공유에 의존하지 않고 인트라넷(인터넷 아님)을 통해 완성된 애플리케이션을 다른 사용자에게 배포할 수 있습니다.

데이터베이스 옵션 #2: Microsoft SharePoint

SharePoint는 데이터베이스이자 문서 저장 메커니즘입니다. 이를 사용하여 간단한 목록을 컴파일하고 함께 연결할 수 있습니다. 양식 디자이너는 약간 정교하지만 사용자 정의는 여전히 가능합니다. Excel에 축적된 데이터 목록을 "가져와" 사용자 지정 목록에 배치하는 SharePoint의 기능은 유용합니다. 이 프로그램은 네트워크의 모든 사람이 사용자 지정 목록을 사용할 수 있도록 하고 보안을 추가하여 해당 데이터로 수행할 수 있는 사람을 제한할 수 있습니다. 누군가가 레코드를 추가, 편집 또는 삭제할 때마다 전자 메일로 경고하도록 SharePoint에 요청할 수 있습니다. 사람, 일정 항목 또는 작업과 관련된 데이터를 저장하는 경우 해당 데이터를 Outlook과 동기화할 수 있습니다.

데이터베이스 옵션 #3: Zoho Creator

Zoho Office는 끌어서 놓기 기능을 사용하여 간단하고 직관적인 방식으로 양식을 퍼뜨리는 데이터베이스를 포함하는 웹 응용 프로그램입니다. 끌어서 놓기 프로세스는 상호 작용 및 워크플로를 프로그래밍하는 데도 사용됩니다. 데이터와 애플리케이션은 어디에서나 사용할 수 있으며 데이터를 비공개로 유지하기 위한 간단한 보안 기능을 제공합니다. Zoho는 사용자별로 월 단위로 요금을 청구하지만 설정된 가격으로 저장할 수 있는 레코드 수를 제한합니다. 더 많은 데이터를 저장하거나 이메일 통합과 같은 기타 기능을 사용하려면 프로그램에 추가 비용이 듭니다.

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보시다시피 Excel은 많은 기능을 제공하지만 각 기능의 일부 영역에서는 부족합니다. 경우에 따라 다른 응용 프로그램이 작업을 더 잘 수행합니다. 특히 작업을 위해 특별히 설계된 경우 더욱 그렇습니다. 다른 경우에는 Excel이 처음부터 문제가 발생하지 않도록 방지하는 방법을 알고 있는 한 소규모 데이터베이스와 같이 잘 작동합니다.