Outlook 아웃룩 전자 메일 받은 편지함을 효율적으로 구성하는 방법

폴더 및 범주에 대해 알아야 할 사항

Outlook에서 전자 메일을 구성하는 방법을 배우려면 폴더와 범주를 이해해야합니다. 받은 편지함을 관리하는 데 사용할 주요 도구입니다.

Microsoft Outlook 폴더

받은 편지함 왼쪽의 전자 메일 주소 아래에 폴더가 나타납니다 (이것은 탐색 창 이라고도 함 ). 두 가지 유형의 폴더가 있습니다.

1. 기본 폴더 . 기본 폴더는 MS Outlook 소프트웨어에서 표준입니다. 기본 폴더에는 임시 보관함 , 보낸 편지함 , 지운 편지함 , 휴지통 , 스팸 등이 있습니다. 일부 Outlook 버전에는 단계적으로 정리되었지만 Clutter 폴더 가있을 수도 있습니다 .
2. 개인 폴더 . 메시지 우선 순위를 지정하기 위해 생성 한 추가 폴더입니다. 너무 많은 폴더를 만들지 않도록주의해야합니다. 그렇지 않으면 사용할 폴더가 혼동 될 수 있습니다.

각 폴더 유형의 예는 아래 데스크톱 버전의 MS Outlook받은 편지함을 참조하십시오.

받은 편지함 위에 Microsoft Outlook 리본이 나타납니다.

중요 : Microsoft에는 몇 가지 최신 버전의 Outlook이 있습니다. 사용중인 버전과 구성 방법에 따라 화면 모양과 기능이 약간 달라질 수 있습니다. 이 자습서의 대부분은 내 데스크톱에 설치된 최신 버전의 Outlook을 기반으로합니다. 그러나 특정 기능을 강조하기 위해 Outlook.com을 살펴 보겠습니다.

From My Boss라고 표시된 폴더를 확인하십시오. 이것은 기본 폴더 가 아닙니다 . 오히려이 예제를 위해 추가 한 개인 폴더입니다.

Microsoft Outlook 카테고리

카테고리를 사용하여 메시지 색상을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 긴급한 메시지에 빨간색 범주를 적용하고, 준비중인 메시지에 녹색 범주를, 자주색 범주에 모임 등을 적용 할 수 있습니다. 당신은 당신의 자신의 시스템을 생각해 낼 것입니다. 

받은 편지함을 색상으로 구분 된 카테고리로 분류하면받은 편지함을 빠르게 스캔하여 각 메시지로 수행 할 작업을 결정할 수 있습니다.

요는 사용 u'll 분류합니다의 사용자 정의 및 사용 범주에 아이콘을. 분류합니다의 의 중간에 아이콘이 나타납니다 리본 대한 RI GHT 측 : 

분류합니다의 아이콘이 메시지 색상 코드로 할 수 있습니다.

노트 : 분류합니다의 아이콘은 팝 또는 Exchange 전자 메일 설정을 사용하여 Microsoft 메일 사용자 만 사용할 수 있습니다. IMAP 설정을 사용하는 경우이 옵션을 사용할 수 없습니다.

1. 폴더 사용법

해야 할 일을 알고 있으면 Outlook의 폴더를 사용하기가 매우 쉽습니다. 폴더 사용에 대한 기본 사항은 다음과 같습니다.

1 단계. 새 폴더 생성

MS Outlook에서 폴더를 만들려면 리본 메뉴에서 폴더 탭을 클릭하십시오 . 다음을 클릭 새 폴더 아이콘을. 새 폴더 만들기 대화 상자가 나타납니다 :

새 폴더 만들기 대화 상자를 사용하여 폴더 를 추가하고 전자 메일을 정리하십시오.

이름 필드 에 새 폴더의 이름을 입력하십시오 . 새 폴더를 배치 할 폴더를 클릭하고 완료되면 확인을 클릭하십시오 .

이 예에서는 Memos라는 폴더를 만들어 From My Boss 폴더 아래에 두었습니다. 폴더의 모양은 다음과 같습니다.

기존 폴더 아래에 하위 폴더를 추가 할 수 있습니다.

2 단계. 폴더 이름 바꾸기

폴더를 만든 후에는 폴더 이름을 변경할 수 있습니다. 이름을 바꾸려는 폴더를 클릭하여 선택하십시오. 폴더 탭 에서 폴더 이름 바꾸기 아이콘을 클릭 하십시오. 폴더 이름 주위에 상자가 나타납니다.

폴더 이름 바꾸기 아이콘을 사용하여 MS Outlook에서 기존 폴더의 이름을 바꿉니다.

상자에 새 폴더 이름을 입력하십시오. 입력을 마치면 키보드 에서 Enter 키를 누릅니다 . 새 폴더 이름이 저장되었습니다.

3 단계. 폴더로 메시지 이동

폴더를 여러 개 만들면 폴더에 메시지를 넣을 수 있습니다. 메시지를 보려면 기본받은 편지함으로 돌아갑니다.

메시지를 폴더로 이동하여 Outlook에서 메일을 구성하는 방법은 다음과 같습니다.

메시지를 클릭하여 선택하고 메시지를 선택한 폴더로 드래그하십시오. 아래 예에서 "프로젝트 견적"이메일을 Memos 폴더로 드래그했습니다.

보다시피, "프로젝트 견적"메시지는 이제 메모 폴더에 있습니다.

4 단계. 폴더 삭제

간혹 생성 한 폴더를 원하지 않는 경우가 있습니다. 이 경우 폴더를 쉽게 삭제할 수 있습니다. 

탐색 패널 (왼쪽) 에서 삭제하려는 폴더를 클릭 하여 선택하십시오.

불필요한 폴더를 삭제하여 Outlook 전자 메일받은 편지함을 구성하는 방법은 다음과 같습니다.

리본 에서 삭제 아이콘을 클릭하십시오 . (X 모양입니다.) 폴더가 삭제됩니다.

주의 : 당신이 경우 폴드 삭제 어, 해당 폴더의 Y 메시지도 삭제됩니다.

2. 범주를 사용하여 Outlook에서보다 체계적으로 구성하는 방법

카테고리를 맞춤 설정하고 사용하여받은 편지함을 구성하는 방법에 대해 자세히 살펴 보겠습니다.

1 단계. 카테고리 이름 변경

기본적으로 범주는 색상별로 이름이 지정됩니다. 카테고리 이름을 바꾸려면 분류 아이콘 오른쪽의 아래쪽 화살표를 클릭하십시오 . 드롭 다운 메뉴에서 모든 카테고리를 선택하십시오 . 색 범주 대화 상자가 나타납니다 :

Outlook에서 메시지 색상을 지정하여 구성 할 수 있습니다.

이름을 바꾸려는 색상 옆에 확인 표시를하고 이름 바꾸기 버튼을 클릭하십시오 . 범주의 기본 이름을 입력하여 이름을 바꿉니다. 카테고리 이름 변경을 마치면 확인 버튼을 클릭하십시오 .

다음은 이름이 바뀐 카테고리의 예입니다.

각 색상 범주의 이름을 지정하여 Outlook받은 편지함을 구성하십시오.

사용자 정의 범주는 다를 수 있습니다.

2 단계. 카테고리 삭제

카테고리를 사용자 정의한 후 모든 카테고리를 사용하지 않는 것을 알 수 있습니다. 이 경우 사용하지 않는 카테고리를 삭제할 수 있습니다.

카테고리를 삭제하려면 카테고리 드롭 다운 메뉴 에서 모든 카테고리 옵션을 클릭하십시오 . 색 범주 대화 상자가 열립니다 :

사용하지 않는 Outlook 색 범주를 삭제할 수 있습니다.

삭제하려는 색상 옆의 확인란을 클릭하십시오. 위의 예에서는 Orange 카테고리를 사용하지 않아서 삭제하고 있습니다. 삭제 버튼을 클릭하십시오 .

삭제 확인 메시지가 나타나면 예를 클릭하십시오 . 범주를 변경했으면 확인을 클릭하십시오 . 주황색 범주가 더 이상 분류 드롭 다운 메뉴에 나타나지 않으며 전자 메일 메시지에 적용 할 수 없습니다.

3 단계. 메시지에 범주 적용

카테고리를 맞춤 설정하면받은 편지함의 메일에 카테고리를 적용 할 수 있습니다. 메시지에 범주를 적용하려면 메시지를 클릭하여 선택하십시오. 분류 아이콘을 클릭하십시오 . 분류합니다 드롭 다운 메뉴가 표시됩니다 :

분류 드롭 다운 메뉴를 사용하여 이메일에 범주를 적용하고받은 편지함을 구성하십시오.

선택한 메시지에 적용 할 카테고리를 클릭하십시오. 메시지에 카테고리가 적용됩니다. 받은 편지함에서 메시지를 보낸 사람에게 오른쪽에 범주 색상이 사각형으로 표시됩니다. 메시지 본문에서 발신자 이름 아래에 나타납니다. 

모든 메일에 카테고리가 적용된받은 편지함의 예는 다음과 같습니다. 

메시지에 카테고리를 적용하면 각 이메일로 수행 할 작업을 한눈에 알 수 있습니다.

메시지에 둘 이상의 범주가 적용될 수 있습니다. 메시지에 추가 범주를 적용하려면 메시지를 선택하고 분류 드롭 다운 메뉴 에서 다른 범주를 클릭하십시오 .

4 단계. 메시지에서 범주를 제거하거나 변경하는 방법

시간이 지남에 따라 메시지 범주가 변경 될 수 있습니다. 메시지에서 범주를 제거하거나 변경할 수 있습니다. 해야 할 일이 있습니다.

메시지에서 범주를 제거하려면받은 편지함에서 메시지를 클릭하여 선택하십시오. 분류 아이콘을 클릭하십시오 . 드롭 다운 메뉴에서 현재 이메일에 적용된 카테고리를 클릭하여 제거하십시오.

이메일에서 할당 된 카테고리를 제거 할 수 있습니다.

분류 드롭 다운 메뉴 에서 메시지에 새 카테고리를 적용 하거나 분류하지 않은 상태로 둘 수 있습니다.

하기 위해 두 개 이상의 범주가 전자 메일 메시지에서 한 번에 모든 카테고리를 제거, 메시지 선택 을 차 클릭 지우기 카테고리 로부터 옵션을 분류합니다의 드롭 다운 메뉴를 : 

모든 카테고리 지우기 옵션을 사용하여 둘 이상의 지정된 카테고리가있는 이메일에서 모든 카테고리 를 제거하십시오.

3. 중요받은 편지함을 사용하는 방법

Microsoft는 Outlook 사용자에게 중요받은 편지함이라는 새로운 기능을 제공하고 있습니다. 현재 중요받은 편지함 에 액세스 할 수 있는지 여부 는 사용중인 Microsoft Office 버전에 따라 다릅니다 .

사용중인 Outlook 버전에서 Clutter 폴더를 사용하여 중요하지 않은 메시지를 정렬 한 경우 해당 기능이 새로운 중요 받은 편지함에 롤 포워드 되었습니다 . 시스템이 중요받은 편지함 기능으로 업데이트되면 기존의 Clutter 폴더는 일반 폴더가됩니다 .

Microsoft Outlook 중요받은 편지함 은받은 편지함을 자동으로 구성하도록 설계되었습니다. 활성화되면받은 편지함이 두 개의 탭으로 나뉩니다.

1. 집중된 탭 . 이 탭으로 정렬 된 이메일은 가장 중요하며 빠른 응답이 필요합니다. 
2. 다른 탭 . 기회가있을 때 처리 할 수 ​​있도록 다른 이메일이이 탭에 정렬됩니다.

현재 내 PC 데스크톱 에서 포커스받은 편지함 기능을 사용할 수 없습니다. 그러나 현재 많은 웹 버전의 MS Outlook에서 사용할 수 있습니다. 여기에는 Outlook.com에서받은 무료 버전의 Outlook 전자 메일이 포함됩니다. 다음 은 포커스 탭이 열린 포커스받은 편지함 입니다 .

Outlook.com에는 현재 받은 편지함 기능이 있습니다.

포커스 탭 에서 기타 탭으로 전환하려면 클릭하십시오.

중요받은 편지함 탭을 쉽게 전환 할 수 있습니다 .

보시 다시피이 예에서 포커스 탭에는 내 Outlook 일정의 일정 알림이 포함되어 있고 기타 탭에는 덜 중요한 일상 제품 알림이 포함되어 있습니다. 중심받은 편지함 기능은 나를 어디로 이동하는 메시지 결정하지 않고 자동으로 해당 폴더에이 메시지를 넣어.

4. 오래된 메시지를 보관 또는 삭제하고 사서함을 정리하는 방법

대부분의 사용자는 너무 많은 이메일을 저장하므로 복잡한받은 편지함을 만들 수 있습니다. Outlook받은 편지함을 구성하는 또 다른 방법은 오래된 메시지를 보관하거나 삭제하는 것입니다.

이메일 보관 및 삭제는받은 편지함에서 메시지를 제거하지만 차이점을 이해하는 것이 중요합니다.

• Archiv e . 보관 폴더 로 메시지를 보냅니다 . 보관 폴더를 저장하려는 것을 오래된 메시지를위한 것입니다. 이메일을 보관하면 나중에 쉽게 검색 할 수 있습니다.
• 삭제 . 지운 편지함 폴더 로 메시지를 보냅니다 (휴지통처럼 보입니다). 지운 편지함 폴더가 비어 있으면 메시지를 검색하기가 어려울 수 있습니다. 삭제 는 일반적으로 나중에 필요하지 않을 이메일을 위해 예약되어 있습니다.

MS Outlook에는 정리 도구도 있습니다. 아마도 이전 메시지가 맨 위에 복사되는 메시지 중 하나를 받았을 것입니다. Outlook받은 편지함에 이전 메시지가 각각있을 수도 있습니다. 당신이 적용 할 때 정리 도구를 대화 또는 폴더 또는 하위 폴더에이 도구는 그 중복 메시지를 제거합니다.

그러나 메일 함을 제거하면받은 편지함에 여유 공간이 생길 수 있습니다. 받은 편지함을 올바르게 구성하려면 다음 도구 각각을 사용하는 방법을 배우는 것이 중요합니다.

1 단계. 이전 ​​메시지 삭제

오래된 이메일을 쉽게 삭제할 수 있습니다. 이메일을 클릭하여 선택하십시오.

오래된 메시지를 삭제하여 Outlook 전자 메일받은 편지함을 구성하는 방법은 다음과 같습니다.

리본 에서 삭제 아이콘을 클릭하십시오 (X 모양). 메시지가 지운 편지함 폴더 로 이동 합니다.

이메일에서 메시지를 영구적으로 제거하려면 지운 편지함 폴더를 클릭하여 엽니 다. 왼쪽 의 탐색 창 에 있으며 휴지통처럼 보입니다. 메시지를 다시 클릭하여 선택하십시오. 선택한 메시지를 영구적으로 삭제하려면 삭제 아이콘을 클릭하십시오 .

주의: 영구적으로 삭제 된 일부 메시지는 여전히 지운 편지함 폴더 에있는 경우 서버에서 복구 할 수 있지만, 삭제 한 후에는 이메일을 복구하지 못할 수도 있습니다 .

2 단계. 수동으로 메시지 보관

받은 편지함에서 오래된 전자 메일을 제거하는 덜 영구적 인 방법은 보관하는 것입니다. 이메일을 보관하려면 메시지를 클릭하여 선택하십시오. 삭제 아이콘 옆의 리본에서 아카이브 아이콘을 클릭하십시오 .

보관함 아이콘을 사용하면 오래된 메시지가받은 편지함을 어수선하게 만들 수 있습니다.

이전에 Outlook 보관 기능을 사용하지 않은 경우 보관 폴더를 만들라는 메시지가 나타납니다. (가)를 클릭 아카이브 폴더 만들기 버튼을 클릭합니다. Outlook은 Archive라는 제목의 새 폴더를 만들고 선택한 전자 메일을 해당 폴더로 보냅니다.

보관함 폴더에 오래된 이메일을 저장 하여받은 편지함을 구성합니다.

나중에 이메일을 보관하면이 폴더로 이동합니다.

3 단계. 아카이브 매개 변수 설정

MS Outlook의 자동 보관 설정을 변경할 수도 있습니다. 파일> 옵션 을 클릭 하여 Outlook 옵션 창을여십시오.

메시지를 자동으로 보관하도록 Outlook을 설정할 수 있습니다.

왼쪽 의 탐색 창 에서 고급 옵션을 클릭하십시오 . 그런 다음 자동 보관 설정 버튼을 클릭하십시오 . 자동 보관 대화 상자가 나타납니다 :

자동 보관 대화 상자를 사용하여 Outlook에서 보관 매개 변수를 정의하십시오.

확인란을 사용하여 원하는 아카이브 옵션을 선택하십시오. 완료되면 자동 보관 대화 상자 에서 확인 을 클릭하십시오 . 그런 다음 Outlook 옵션 창 에서 확인 을 클릭하십시오 .

4 단계. Outlook 정리 도구 사용

이메일은 더욱 대화가되었습니다. 본인과받는 사람이 일련의 메시지로 앞뒤로 답장을 보낸 전자 메일 대화에 참여한 경우 내 말의 의미를 알 수 있습니다. 이메일에 답장하면 답장이 원본 메시지와 이전의 모든 답장 위에 나타납니다. 안타깝게도 모든 회신이 폴더를 채울 수 있으므로 필요한 메시지를 찾기가 더 어려워집니다.

Outlook에는 정리 도구 가 포함 된 솔루션이 있습니다. 이 도구는 중복 메시지를 제거하므로 최신 응답이 포함되지 않은 이전 메시지를 제거합니다. 이전 메시지가 모두 최신 메시지에 포함되어 있으므로 정보를 잃어 버리지 않았습니다.

그것이 어떻게 작동하는지 봅시다. 아래의 내 보스에서 폴더에는 모두 같은 대화의 일부인 두 개의 메시지가 있습니다. 첫 번째 메시지에는 제목이 "New Work"입니다. 최신 메시지에는 "Re : RE : RE : New Work :"제목이 있습니다.

메시지에 회신하면 Outlook받은 편지함에서 공간을 차지할 수 있습니다.

정리 도구 를 사용하여 대화, 폴더 또는 폴더 및 하위 폴더를 정리할 수 있습니다 . 이 경우 From My Boss 폴더를 정리하는 데 사용합니다.

폴더를 클릭하여 선택하십시오. 정리 도구 아이콘 에서 아래쪽 화살표를 클릭하십시오 . (그것은에서의 홈 하여 왼쪽에 탭 삭제 아이콘입니다.) 당신은 볼 수 정리 드롭 다운 메뉴를 :

폴더 정리 옵션을 선택하여 폴더 에서 중복 메시지를 제거하십시오.

드롭 다운 메뉴에서 폴더 정리 옵션을 선택하십시오 . 중복 메시지가 삭제된다는 경고 메시지가 나타납니다. 프롬프트에서 폴더 정리 버튼을 클릭하십시오 . 원본 메시지가 삭제됩니다.

중복 메시지를 제거하면 Outlook받은 편지함을 구성 할 수 있습니다.