아웃룩 Outlook 연락처를 구성하는 방법

비즈니스 소유자는 연락처를 추적해야합니다. 연락처 정보가 손실되면 비즈니스 기회가 없어 질 수 있습니다. 잠재 고객에게 도달하는 방법을 모르면 잠재 고객을 추적 할 수 없습니다. Microsoft Outlook의 경우 연락처 목록은 Outlook 연락처 목록이있는 이메일과 비슷합니다.

방법을 알고 있다면 MS Outlook 연락처로 많은 것을 할 수 있습니다. Outlook에서 연락처 목록을 만들고 다른 도구 및 다른 전자 메일 사용자와 연락처 및 연락처 목록을 공유하고 그룹 메시지를 보낼 수도 있습니다. Outlook 연락처를 최대한 활용하는 방법을 배우는 것이 체계적인 방법입니다.

이 자습서에서는 Outlook에 연락처를 추가하는 방법 및 Outlook에서 연락처 그룹을 만드는 방법을 포함한 모든 기본 사항을 배웁니다. 또한 Outlook에서 연락처 그룹을 공유하는 방법과 같은 고급 기능 중 일부를 검토합니다. 시작하자.

Microsoft Outlook 연락처가 중요한 이유

MS Outlook의 연락처는 자주 연락하는 사람이나 회사입니다. 연락처를 자주 사용하는 경우 Outlook을 사용하면 여러 온라인 주소록을 전자 메일 안에 바로 보관할 수 있습니다.

이메일 주소록의 각 항목을 연락처라고합니다. 비즈니스 전문가 또는 전자 메일을 사용하는 사람이라면 온라인으로 주소록을 사용하는 것이 편리합니다. 또한 연락처 정보를 다시 잃어 버릴 염려가 없습니다.

Outlook 주소록을 찾으려면 홈 탭 오른쪽에있는 주소록 아이콘 (열린 책 모양)을 클릭 하십시오. 주소록 : 연락처 각 연락처에 대한 기본 정보와 함께 대화 상자가 표시됩니다 :

주소록 : 연락처 대화 상자에 연락처에 대한 몇 가지 기본 정보가 표시 됩니다.

기본 주소록은 연락처 – [이메일 주소] 이지만 필요에 따라 추가 주소록을 만들 수 있습니다.

연락처에 대한 자세한 정보 를 보려면 이름을 두 번 클릭하여 연락처 카드를여십시오. 

MS Outlook 연락처 카드에는 자세한 연락처 정보가 포함되어 있습니다.

보시다시피 연락처 카드에는 연락처의 전자 메일 주소 이상이 포함되어 있습니다. 각 연락처에 대해 최대 3 개의 전자 메일 주소를 저장하는 기능 외에도 다음 정보를 입력 할 수있는 필드가 있습니다.

• 직책
• 웹 페이지 주소
• 메신저 주소
• 전화 번호 (회사, 집, 회사 팩스, 모바일 등)
• 주소 (연락처 당 최대 3 개의 실제 주소)

연락처 카드가 있으면 이미지를 연락처 카드에 첨부 할 수도 있습니다. 또한 추가 정보를 입력 할 수 있는 메모 필드가 있습니다.

Outlook 주소록을 사용하면 연락처 정보를 빠르게 구성하고 찾을 수있을뿐만 아니라 연락처 그룹을 통해 그룹 전자 메일을 보내는 데 사용할 수도 있습니다. 다음 자습서에서 Microsoft Outlook에 대해 자세히 알아보십시오.

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이제 MS Outlook의 연락처 및 연락처 그룹에 대해 알아 보겠습니다.

1. MS Outlook에서 새 연락처를 만드는 방법

이제 Outlook 주소록의 중요성을 이해 했으므로 새 연락처를 만들어 연락처 목록을 작성할 준비가되었습니다. 기본적으로 Outlook에 연락처를 추가하는 데 사용할 수있는 두 가지 방법이 있습니다.

1. 주소록에서
2. 이메일 내에서

각 방법을 따로 살펴 보자.

1 단계. 주소록에서 Outlook에 연락처를 추가하는 방법

이 연락처 정보 추가 방법은 MS Outlook에서 연락처에 추가하려는 명함이있는 경우 특히 유용합니다. 이메일받은 편지함에 연락처 정보를 깔끔하게 정리하는 것이 카드 더미를 유지하는 것보다 훨씬 좋습니다. 카드가 분실되거나 실수로 버려 질 수 있습니다.

시작하려면 MS Outlook에서 주소록을 열고 주소록 내의 아무 곳이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하십시오. 팝업 메뉴가 나타납니다.

새 항목 옵션을 클릭 하여 주소록에 새 연락처를 추가하십시오.

새 항목 옵션을 클릭하십시오 . 새 항목 대화 상자가 표시됩니다 :

새 항목 대화 상자 에서 새 연락처 또는 새 연락처 그룹을 추가 할 수 있습니다 .

선택 새 연락처 옵션을 클릭 확인 . 빈 연락처 카드가 표시됩니다 .

연락처 카드를 사용하면 Outlook 주소록에 각 연락처에 대한 다양한 정보를 저장할 수 있습니다.

각 연락처 필드에 적절한 정보를 입력하십시오.

필드 오른쪽에 아래쪽 화살표가 표시되면 클릭하여 추가 정보를 추가 할 수 있습니다. 아래 예에는 연락처 카드에 추가 할 수있는 세 가지 유형의 주소가 있습니다. 

각 연락처에 대해 둘 이상의 실제 주소를 저장할 수 있습니다.

연락처 정보 입력을 마쳤 으면 저장 및 새로 만들기 를 선택 하여 연락처를 저장하고 주소록에 연락처를 계속 추가하십시오. 또는 저장 및 삭제 를 선택 하여 주소록 : 연락처 대화 상자 로 돌아갑니다 .

2 단계. 전자 메일에서 Outlook에 연락처를 추가하는 방법

새 연락처로부터 전자 메일을 받고 해당 정보를 MS Outlook 주소록에 저장하려고하면 쉽게 할 수 있습니다. 연락처 정보가 포함 된 이메일로 시작하십시오.

Outlook에서받는 전자 메일의 연락처 정보를 저장할 수 있습니다. 

발신자 주소를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하십시오. 팝업 메뉴가 나타납니다.

이메일에서 주소록에 새 연락처를 추가하려면 Outlook 연락처 에 추가 옵션을 사용하십시오 .

Outlook 연락처에 추가 옵션 을 선택하십시오 . 발신자 이름과 이메일 주소가 이미 채워진 연락처 카드가 열립니다. 이 연락처에 대한 추가 정보가 있으면 지금 해당 연락처 정보에 추가하십시오.

정보 추가가 완료되면 저장 후 닫기 또는 저장 후 새로 만들기 를 클릭 하여 연락처를 주소록에 저장하십시오.

3 단계. 연락처에 이미지를 추가하는 방법

가지고 있다면 연락처 카드에 이미지 나 로고를 추가 할 수 있습니다. 이미지를 추가하려는 개인의 연락처 카드를 열어 시작하십시오. 개인 이름 오른쪽에있는 연락처 사진 추가 아이콘을 클릭하십시오 . 브라우저 창이 열립니다 :

MS Outlook 연락처에 이미지를 추가 할 수 있습니다.

추가하려는 이미지가있는 파일로 이동하십시오. 이를 클릭하여 선택하고 확인을 클릭하십시오 . 선택한 이미지가 연락처 카드에 나타납니다.

MS Outlook 연락처 카드에 사진 또는 그래픽 이미지를 추가 할 수 있습니다.

4 단계. 연락처를 삭제하는 방법

때때로 연락처를 삭제하고 싶을 수도 있습니다. 정보가 더 이상 유효하지 않거나 더 이상 필요하지 않을 수 있습니다.

다행히 Outlook에서 연락처를 쉽게 삭제할 수 있습니다. 주소록 : 연락처 대화 상자 를 열어 시작하십시오 . 삭제할 연락처 이름을 클릭하여 선택하십시오. 그런 다음 대화 상자의 아무 곳이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하십시오. 팝업 메뉴가 표시됩니다 :

주소록에서 연락처 이름을 선택한 다음 삭제 를 클릭하십시오 .

삭제 옵션을 선택하십시오 . 연락처를 정말로 삭제할 것인지 묻는 메시지가 나타납니다.

선택한 연락처를 삭제하려면 예 버튼을 클릭하십시오 .

예를 클릭하면 MS Outlook 주소록에서 연락처가 제거됩니다.

3. 연락 그룹 구축

동일한 그룹의 사람들에게 둘 이상의 메시지를 보내야하는 경우 연락처 그룹을 사용하면 한 번에 그룹의 모든 구성원에게 동일한 메시지를 보낼 수 있으므로 시간을 절약 할 수 있습니다. 연락처 그룹을 사용하면 모든 사람이 동일한 정보를 얻을 수 있습니다. 무엇보다도, 각 그룹 구성원에게 개별적으로 전자 메일을 보내면 전자 메일을 누군가에게 보내는 것을 잊어 버릴 위험이 없습니다.

( 참고 : 이 기능은 일부 이전 버전의 Outlook에서 메일 그룹이라고했습니다. )

연락처 그룹을 자세히 살펴 보겠습니다.

1 단계. Outlook에서 연락처 그룹을 만드는 방법

사람 창 을 열어 시작하십시오 . 왼쪽 하단 MS Outlook에서 세 개의 점을 클릭하십시오. 탐색 옵션 팝업 메뉴가 나타납니다 :

탐색 팝업 메뉴 에서 사람 옵션을 선택하십시오 .

팝업 메뉴에서 사람 옵션을 선택하십시오 . 사람들의 연락처의 전체 목록 창이 표시 :

사람 창 에서 전체 Outlook 연락처 목록을 볼 수 있습니다 .

리본 에서 새 연락처 그룹 을 클릭합니다 . 빈 연락처 그룹 창이 나타납니다.

컨택 그룹 창을 사용하여 새 컨택 그룹을 작성하십시오.

이름 필드 에 만들려는 연락처 그룹의 이름을 입력하십시오 . 새 연락처 그룹을 만들었으므로 이제 연락처를 추가 할 준비가되었습니다.

2 단계. Outlook 연락처 그룹에 연락처를 추가하는 방법

연락처 그룹에 새 연락처를 추가하려면 비어있는 연락처 그룹 창을 연 상태에서 시작하십시오 . 리본에서 멤버 추가 아이콘을 클릭하십시오 . 팝업 메뉴가 표시됩니다 :

Outlook 연락처 그룹에 구성원을 추가하려면 Outlook 연락처, 주소록 또는 새 전자 메일 연락처 중에서 선택하십시오.

기존 Outlook 연락처에서 구성원을 선택하거나 주소록에서 구성원을 선택하거나 새 전자 메일 연락처를 만들어 연락처 그룹에 추가 할 수 있습니다.

당신이 선택하면 아웃룩에서 연락처 나 주소에서 책 팝업 메뉴로부터 옵션 연락처 : 구성원 선택 창이 표시됩니다. 연락처 이름을 선택할 수 있습니다.

이 예에서는 새 이메일 연락처 옵션을 선택합니다. 전체 연락처 카드를 얻는 대신 새 멤버 추가 대화 상자가 나타납니다.

새 구성원 추가 대화 상자를 사용하여 Outlook 연락처 그룹에 구성원을 추가하십시오.

그룹에 추가 할 연락처의 이름과 주소를 입력하십시오. 연락처 에 추가 옆의 확인란 이 기본적으로 선택되어 있습니다. 이 확인란을 선택 취소하면 연락처가 아닌 새 연락처 그룹에 연락처가 추가됩니다. 그룹의 일원으로이 사람에게만 연락해야하는 경우에 도움이 될 수 있습니다.

정보를 입력 한 후 확인을 클릭하십시오 . 연락처가 연락처 그룹에 추가되었습니다. 필요한만큼 연락처를 그룹에 계속 추가하십시오. 

새 대화 상대 그룹에 구성원을 추가했으면 대화 상대 그룹 창의 왼쪽 위에 있는 저장 후 닫기 아이콘을 클릭 하십시오 .

3 단계. 연락 그룹 사용 방법

다음에 연락처 그룹 구성원에게 메시지를 보낼 준비가되면받는 사람 필드 에 연락처 그룹 이름을 입력하십시오 . 메시지가 완료되면 보내기 버튼을 클릭하십시오 . 메시지는 연락처 그룹의 모든 구성원에게 전송됩니다.

새 메시지의받는 사람 필드에 연락처 그룹 이름을 입력하여 모든 연락처 그룹 구성원에게 보냅니다.

4 단계. 연락처 그룹 이름을 바꾸는 방법

연락처 그룹을 만든 후에 이름을 바꿀 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트가 종료되고 프로젝트 그룹이 새 프로젝트에 할당 된 경우 연락처 그룹의 이름을 바꿀 수 있습니다.

그룹 이름을 바꾸려면 탐색 팝업 메뉴를 열고 사람 옵션을 선택하십시오 .

탐색 팝업 메뉴 에서 사람 옵션을 사용하여 연락처 창을여십시오.

연락처 윈도우가 나타납니다 :

연락처 그룹은 연락처 창의 맨 위에 나타납니다 .

대화 상대 그룹 이름은 대화 상대 목록 맨 위에 표시됩니다 (사람 아이콘 옆). 연락처 그룹 을 클릭하여 선택하십시오. 선택한 컨택 그룹을 두 번 클릭하여 컨택 그룹 창을여십시오.

기존 연락처 그룹의 이름을 바꿀 수 있습니다.

이름 필드 에 새 연락처 그룹 이름을 입력하십시오 . 완료되면 지금 업데이트 아이콘을 클릭하십시오 . 또는 저장 후 닫기 아이콘을 클릭 하여 변경 사항을 저장하고 창을 종료하십시오.

5 단계. MS Outlook 연락처 그룹에서 연락처를 변경하는 방법

이메일 목록은 유동적 인 경향이 있습니다. 그룹 구성원은 시간이 지남에 따라 변경됩니다. Outlook 전자 메일을 통해 도움을받을 수 있습니다.

요 u는 빠르고 쉽게에서 연락처 그룹 멤버 변경할 수 있습니다 연락 그룹 창을여십시오. 연락처 그룹에 새 연락처를 할당하거나 기존 그룹 구성원을 삭제할 수도 있습니다. Contact Group 창을 열어서  시작하십시오 . 

기존 연락처 그룹에서 연락처 멤버를 변경할 수 있습니다.

기존 대화 상대 그룹에 새 구성원을 추가하여 시작하겠습니다. 리본 에서 구성원 추가 아이콘을 두 번 클릭하십시오 . Outlook 연락처 목록, 주소록에서 구성원을 추가하거나 새 전자 메일 연락처를 입력 할 수 있습니다. AF는 당신이 멤버 추가를 완료 한 ter에게의 클릭 지금 업데이트의 의 아이콘 리본 .

대화 상대 그룹에서 구성원을 제거하려면 구성원 이름을 클릭하여 선택하십시오. 그런 다음 리본 에서 멤버 제거 아이콘을 클릭하십시오 . 구성원의 연락처 정보가 연락처 그룹에서 제거됩니다. 그러나 Outlook 전자 메일 연락처 목록에서 제거되지는 않았습니다.

대화 상대 그룹 변경을 완료 하면 리본 왼쪽의 저장 후 닫기 아이콘을 클릭 하여 창을 종료하십시오.

6 단계. 연락처 그룹을 삭제하는 방법

때때로 연락처 그룹을 완전히 삭제할 수도 있습니다. 더 이상 그룹 구성원에게 연락 할 필요가 없습니다. 

MS Outlook 이메일에서 연락처 그룹을 삭제하려면 연락처 창을 연 상태 에서 시작하십시오 . 연락처 그룹이 목록 맨 위에 나타납니다. 

삭제할 연락처 그룹을 클릭하여 선택하십시오. 리본 에서 삭제 아이콘 (X 모양)을 클릭하십시오 . 연락처 그룹이 삭제되었습니다.

4. 연락처 정보 및 연락처 그룹 공유

업무용이든 개인용이든 Outlook 전자 메일을 사용하더라도 연락처 정보를 다른 MS Outlook 사용자 및 Microsoft OneNote와 공유 할 수 있으면 도움이되고 시간이 절약됩니다. Outlook에서는 연락처를 OneNote 또는 다른 Outlook 사용자와 공유 할 수 있습니다.

OneNote는 Microsoft Office의 일부인 메모 작성 응용 프로그램입니다. OneNote에 대한 자세한 내용을 보려면이 자습서를 검토하십시오.

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1 단계. OneNote에 연락처 정보를 보내는 방법

연락처 창을 연 상태 에서 시작하십시오 . 연락처를 클릭하여 선택한 다음 리본 에서 OneNote 아이콘 을 클릭하십시오 . OneNote의에서 위치 선택 대화 상자가 나타납니다 :

Outlook 연락처 정보를 Microsoft OneNote와 공유 할 수 있습니다.

내 전자 필기장 옵션을 확장하고 연락처 정보를 저장할 OneNote 전자 필기장을 선택하십시오. 확인을 클릭하십시오 . 선택한 노트의 정보가 OneNote에 추가됩니다.

Microsoft Outlook 연락처 정보가 OneNote에 공유되었습니다.

참고 : Outlook 연락처 카드 정보를 OneNote에 공유 할 수도 있습니다.

2 단계. Outlook에서 연락처 또는 연락처 그룹을 공유하는 방법

다른 사람이 연락처 정보 나 연락처 그룹을 필요로하는 경우 Outlook 전자 메일을 통해 정보를 빠르고 쉽게 공유 할 수 있습니다.

연락처 창을 연 상태 에서 시작하십시오 . 공유하려는 Outlook 항목을 클릭하여 선택하십시오. 항목은 연락처 그룹 또는 개별 연락처 일 수 있습니다. 이 예에서는 Outlook에서 연락처 그룹을 공유하는 방법을 보여줍니다. 

클릭 앞으로 연락 온 리본 팝업 메뉴가 나타납니다 :

Outlook 연락처 또는 연락처 그룹 정보를 다른 사람에게 전달할 수 있습니다.

노트 : 연결 그룹은 Outlook 연락처로만 전달할 수 있습니다. 개별 연락처는 Outlook 연락처 또는 명함으로 전달 될 수 있습니다.

연락처 항목 형식에 대한 옵션을 선택하십시오. 연락처 항목이 이미 첨부 된 이메일 작성 창이 열립니다.

공유중인 Outlook 연락처 그룹 정보가 이메일에 첨부됩니다.

정보를받을 사람의 이메일 주소를 입력하십시오. 항목이 스팸 폴더에 들어 가지 않도록 메시지 본문에 텍스트를 추가하는 것이 좋습니다. 완료되면 보내기 버튼을 클릭하십시오 .

연락처 그룹을 사용하는 실용적인 방법

연락처를 Outlook에 입력하고 그룹으로 구성하면 Outlook 연락처 그룹에 많은 용도가 있음을 알 수 있습니다. 몇 가지 아이디어가 있습니다.

1. 프로젝트 메시지 . 모든 프로젝트 팀 구성원에게 동일한 정보를 보내야하는 경우 연락 그룹은 훌륭한 도구입니다. 팀원 모두가 같은 페이지에 있는지 확인하십시오.
2. 회의 . 모임 알림을 보내는 다른 방법이 있지만 연락처 그룹을 통해 전자 메일을 통해 보내면 첨부 파일 및 기타 세부 정보를 추가 할 수 있습니다.
3. 공지 사항 . 비즈니스가 회사 전체의 공지 또는 부서 전체의 공지를 수행하는 경우 연락처 목록을 사용하여 전송 된 그룹 전자 메일이 도움이 될 수 있습니다.
4. 알림 및 경고 . 소프트웨어 업그레이드 또는 기타 시스템 변경 사항에 대해 클라이언트 그룹에 경고해야하는 경우 대화 상대 목록을 통해 메시지가 올바른 사람에게 도달 할 수 있습니다.
5. 사교 행사 . 컨택 그룹은 또한 파티, 그룹 모임, 스포츠 이벤트 및 기타 사교 행사와 같은 사교 행사를 조직하는 데 유용한 도구입니다.

연락처 그룹을 사용하여 둘 이상의 사람에게 메시지를 보내면 실용적이고 시간을 절약 할 수 있습니다. 컨택 그룹을 사용하는 것이 편 해지면 자신 만의 고유 한 용도를 생각할 수 있습니다.