아웃룩 Outlook에서 부재중 메시지를 설정하는 방법 (자동 자리 비움 회신) 자동회신

MS Outlook에서 자동 메시지 응답자를 설정하는 방법

Microsoft Exchange 계정이없는 경우 Outlook의 규칙 기능을 사용하여 부재 중 메시지를 설정해야합니다. 이 자습서에서 MS Outlook 규칙 사용에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다.

1. 메시지 템플릿 만들기

Outlook 부재 중 회신을 설정하는 첫 번째 단계는 부재 중 메시지의 텍스트를 만들어 템플릿으로 저장하는 것입니다. Outlook받은 편지함에서 시작합니다.

자리 비움 메시지를 만드는 첫 번째 단계는 새 이메일 메시지를 여는 것입니다. 

왼쪽 상단 의 새 이메일 아이콘을 클릭합니다 . 새 메시지 창이 나타납니다 :

방금 연 새 이메일에 Outlook 자리 비움 메시지의 본문을 입력하십시오.

이메일 서명 이미지 또는 다른 유형의 포함 된 이미지를 이메일에 사용하는 경우 메시지 형식이 HTML로 설정되어 있는지 확인하십시오. 이 자습서에서 전자 메일 서명 템플릿에 대해 자세히 알아보십시오.

제목 줄과 이메일 메시지 본문을 입력합니다 . 메시지를 보내는 사람에게 메시지가 자동으로 전송되므로 받는 사람 필드 를 채울 필요가 없습니다 .

예를 들면 다음과 같습니다. 

Outlook에서 메시지를 간결하고 간결하게 유지하십시오.

메시지 초안을 작성했으면 템플릿으로 저장해야합니다. 파일> 다른 이름으로 저장을 선택합니다 . 메시지를 저장하고 저장할 수 있는 Windows 탐색기 프롬프트가 나타납니다.

컴퓨터에서 메시지를 저장할 파일 위치를 선택하고 파일 이름을 입력 한 다음 Outlook 템플릿 형식으로 파일을 저장합니다.

부재 중 메시지를 템플릿으로 저장합니다.

2. 규칙 생성 및 켜기

자동 부재 중 메시지를 만드는 다음 단계는 메시지를 보내기위한 규칙을 만드는 것입니다. Outlook받은 편지함에서 파일 을 클릭 하여 계정 정보 화면 으로 이동합니다 .

계정 정보 화면 에서 Outlook 규칙에 액세스 할 수 있습니다 .

규칙 및 알림 관리를 클릭합니다 . 이메일 규칙 탭이 선택되어 있는지 확인하십시오 . 규칙 및 알림 창에 나타납니다. 현재 이메일 규칙 목록이 표시됩니다. 

규칙 및 경고 창 에서 새 이메일 규칙을 생성 하거나 기존 규칙을 수정할 수 있습니다.

규칙 목록 위에 있는 새 규칙 아이콘을 클릭하여 규칙 마법사 를 표시합니다 .

받는 메시지에 적용될 빈 규칙으로 자리 비움 메시지를 시작하십시오.

언더 시작 빈 규칙에서 카테고리 (가) 선택 제가받은 메시지에 규칙을 적용 옵션을 선택합니다. 다음 버튼을 클릭하십시오 . 두 번째 규칙 마법사 화면이 표시됩니다. 

이 화면에서 부재 중 이메일 주소를받을 사람을 정의합니다.

참고 : 일부 보안 전문가는 이제 전자 메일 메시지를 보내는 모든 사람에게 보내는 대신 Outlook 부재 중 회신을받는 사람을 제한 할 것을 권장합니다.

부재 중 회신을받는 사람을 확인하려면 1 단계 아래의 사람 또는 공개 그룹에서 보낸 사람 옆의 확인란을 선택 합니다 . 아래의 링크를 클릭하여 2 단계 주소록을 열고 자동 회신 메시지가 표시됩니다 누구를 선택하고 다음을 클릭 에서 버튼을 누릅니다. 자주 다루는 동료의 이메일 주소와 중요한 고객의 이메일 주소를 선택하고 싶을 것입니다. 자동 응답을받을 사람을 선택했으면 확인 을 클릭 한 후 규칙 마법사 에서 다음 을 클릭 합니다.

부재 중 회신을받는 사람을 제한하지 않으려면 이 규칙 마법사 화면 에서 선택하지 않고 다음 을 클릭 합니다. 자동 회신 메시지는 전자 메일 메시지를 보내는 모든 사람에게 전송됩니다.) 

어느 쪽이든 세 번째 규칙 마법사 화면이 나타납니다.

이 화면에서 앞서 만든 자리 비움 메시지 템플릿을 선택합니다.

1 단계 에서 특정 템플릿 옵션을 사용 하여 응답을 선택합니다 . 아래 2 단계 클릭 특정 템플릿 사용하여 응답을 링크합니다. 회신 템플릿 선택 창이 나타납니다 :

자동 자리 비움 메시지 회신이 포함 된 템플릿을 선택하십시오.

이전에 만든 템플릿을 선택하고 열기를 클릭 합니다. (템플릿을 기본 위치에 저장하지 않은 경우 찾아보기 가 필요할 수 있습니다.)

다음 을 클릭 하여 예외에 대해 묻는 다음 규칙 마법사 로 이동합니다 . 예외를 지정하고 싶지 않습니다. 다음을 클릭 하면 규칙 이름을 지정하라는 메시지가 표시됩니다. 

최종 규칙 마법사 창을 사용하여 규칙의 이름을 지정하고 켭니다.

규칙 이름을 입력하십시오. 있는지 확인 이 규칙의 전원을 켜고 확인란이 선택되어 있습니다.

규칙 마법사 에서 마침 버튼을 클릭합니다 . 그런 다음 규칙 및 경고 창 에서 적용 버튼 을 클릭 한 다음 확인 을 클릭 합니다.

MS Outlook에서 자동 응답을 만들었습니다!

3. Outlook 자리 비움 메시지 테스트

부재 중 메시지를 작성 했으므로 사무실을 떠나기 전에 작동하는지 확인하는 것이 좋습니다.

자신이 소유 한 다른 이메일에서 메시지를 보내 자동 응답 메시지를 테스트 할 수 있습니다. 규칙에 해당 이메일을 자동 회신 메시지를받을 이메일로 포함시킨 경우에만 가능합니다. 또는 부재 중 메시지를받을 이메일을 포함시킨 친구의 도움을받을 수 있습니다.

잠시 기다린 후 (일부 이메일 시스템은 수신 메시지를 일괄 적으로 검색) 테스트 이메일 메시지를 보낸 이메일을 확인합니다. 단계를 제대로 수행 한 경우 해당 이메일 주소는 부재 중 자동 회신을 받게됩니다.

4. Outlook 자리 비움 메시지 끄기

사무실로 돌아 오면 부재 중 메시지를 꺼야합니다. 받은 편지함에서 파일 을 선택 하여 계정 정보 화면 으로 이동합니다 .

부재 중 메시지를 끄려면 규칙 및 경고 창 으로 돌아 가야합니다 .

온 클릭 규칙 관리 및 경고 아이콘입니다. 규칙 및 알림 창 나타납니다 :

확인란을 사용하여 부재 중 회신 규칙을 해제합니다.

부재 중 회신 (또는 규칙에 지정한 이름) 옆에서 확인 표시를 제거합니다 . 클릭 적용 버튼을 누른 다음 확인을 . 부재중 회신이 해제되었습니다.

다시 켜려면 규칙 및 경고 창으로 돌아갑니다 . 규칙 옆에있는 체크 박스를 선택한 다음 적용 및 확인을 클릭 합니다.

MS Outlook 자리 비움 메시지 모범 사례

Outlook 자리 비움 메시지는 동료뿐만 아니라 클라이언트와 고객에게도 수신되므로 전문가인지 확인해야합니다. 다음은 Outlook 외출 메시지에 대해 따라야 할 몇 가지 모범 사례입니다.

1. 유머 사용에주의

누가 당신의 메시지를받을 것인지 정확히 알고 있다면 그들의 유머 감각을 이해할 것입니다. 부재중 메시지에 세련된 유머를 삽입 할 수 있지만주의하세요. 재미 있다고 생각하는 것이 다른 사람들에게는 비전문적으로 보일 수 있습니다. 누가 귀하의 메시지를 받을지 모르면 유머를 건너 뛰는 것이 좋습니다.

CollectiveHub  에는 재미있는 부재 중 이메일 메시지 목록이 있습니다. 어떤 것이 적절하다고 생각하는지 결정하도록하겠습니다.

2. 부재 중 메시지를 적절하게 서식 지정

부재중 메시지는 전문적인 의사 소통이므로 그렇게 취급해야합니다. 간단 할 수 있지만 최소한 다음을 포함해야합니다.

• 제목 줄 . 이것은 상세 할 필요는 없지만 거기에 있어야합니다.
• 인사말 . 받는 사람을 이름으로 인사 할 수는 없지만 " 안녕하세요 "와 같은 일반적인 인사를 포함 할 수 있습니다 .
• 소개 . 이 이메일은 짧을 수 있습니다. 대부분 단일 단락 일 것입니다. 따라서 이것은 소개를 건너 뛸 수있는 경우입니다.
• 본문 텍스트 . 일반적으로 언어 전문성을 유지하십시오. 우리는 이미 여기서 유머 사용에 대해 어떻게 조심해야하는지 논의했습니다.
• 결론 . 귀하의 결론은 수령인이 즉시 도움이 필요한 경우 어떻게해야하는지 알려줍니다.
• 서명 . 전문 이메일에는 수신자가 귀하의 신원을 즉시 볼 수 있도록 서명이 포함되어야합니다.
• 서명 이미지 (선택 사항) . 전문 이메일에 서명 이미지를 포함하는 것은 선택 사항이지만 가지고 있으면 좋습니다. 하나를 서명 템플릿 과 통합 할 수 있습니다 .

적절한 비즈니스 이메일 형식을 마스터하는 방법에 대한 자세한 내용은 다음 자습서를 참조하십시오. 

3. 세부 사항을 포함하지만 너무 많지는 않습니다.

부재중 회신에 대한 기존의 조언에는 메시지 작성자가 언제 퇴사하고 언제 돌아올 것인지를 명시했습니다. 또한 보낸 사람에게 귀하가없는 동안 이메일을 보내는 사람들을 도울 수있는 동료를 지명하도록 조언했습니다. 일부 메시지 작성자는 목적지와 같은 휴가에 대한 세부 정보도 포함했습니다.

불행히도 시대가 바뀌 었습니다. 많은 전문가들은 이제 그러한 상세한 부재중 메시지가 당신을 위험에 빠뜨릴 수 있다고 생각합니다. 특히 당신의 메시지가 당신에게 이메일을 보내는 모든 사람에게 전송되는 경우, 특히 스팸 발송자와 범죄자까지 포함 할 수 있습니다. 이메일을 보내는 모든 사람에게 자동으로 전달되는 부재 중 회신에 대해 메시지를 일반적으로 유지하는 것이 더 안전합니다. 또 다른 대안은 내가 만든 예제에서했던 것처럼 Outlook 부재 중 회신을받는 사람을 제어하는 ​​것입니다.

4. 서명 포함

Outlook 부재 중 회신을받을 사람을 알고있는 경우 보내는 다른 전문 메시지와 마찬가지로 자동 응답을 처리해야합니다. 즉,이 메시지에 이메일 서명을 포함해야합니다. (누가 부재중 메시지를 받을지 모르는 경우 전체 이메일 서명에 너무 많은 세부 정보가있을 수 있습니다.)

이메일에 대해 설정된 서명 템플릿 이있는 경우 여기에서 사용하는 것이 브랜딩의 중요한 부분입니다. 특히 중소기업 소유주 나 프리랜서라면 더욱 그렇습니다.

5. 불필요하게 체크인하지 마십시오

휴가를 가면 이메일을 자주 확인하고 싶을 수 있습니다. 그리고 우리의 휴대폰과 스마트 폰은 체크인을 아주 쉽게 해줍니다.

그 유혹에 굴복하지 마십시오. 직장에서 체크인을 요구하지 않는 한, 휴식이 진정한 휴식이되도록하십시오. 곧 직장으로 돌아올 것입니다. 쉬는 시간을 즐기십시오. 돌아 오면 훨씬 더 안정감을 느낄 것입니다.