7가지 엑셀 스프레드 시트 문제 및 해결 방법

당신은 아무것도의 목록을 만들 필요가 있다면,  그건 결국, 그것은 자신이나 몇 가까운 동료 항목의 작은 목록입니다 : 기본 저장소로 Excel을보고 유혹.

데이터 수집 및 처리를 자동화하기위한 계산 공식이나 매크로 프로그래밍과 같은 더 복잡한 것이 필요할 수 있습니다.

 

안타깝게도 Excel 또는 경쟁 스프레드 시트 프로그램에서 작업을 쉽게 시작할 수 있다는 점도 가장 큰 문제 중 하나입니다. Excel의 작은 프로젝트에서 시작되는 것이 거대한 무언가로 성장하면서 속도 및 안정성 문제 또는 해결할 수없는 개발 문제에 직면 할 수도 있습니다.

또한 빅 데이터 관리 작업은 종종 조직, 구현, 파일 분류, 데이터베이스 관리, 사용자 공동 작업 등과 같은 중요한 과제를 제시합니다. 데이터베이스 구조를 깨는 데 필요한 것은 데이터를 잘못된 영역에 배치하거나 일관성없이 데이터를 입력하거나 심지어 두 사람이 동일한 시트에 작업하는 것입니다. 몇 가지 문제가 발생하여 시간이 지연되고 데이터가 손실 될 수 있습니다.

이 문서에서는 Excel 스프레드 시트를 사용할 때 발생하는 가장 일반적인 문제, 문제를 해결하는 방법 및 급격히 뛰어 들고 대신 데이터베이스로 전환하는 것이 더 나은 경우에 대해 설명합니다.

문제 # 1 : Excel 다중 사용자 편집

Excel 시스템이 유기적으로 성장하면 한 사용자가 특정 시간에 통합 문서를 열고 두 번째 사용자에게 이미 열려 있다는 메시지를받는 문제가 빠르게 발생합니다. 두 번째 사용자는 읽기 전용 버전을 취소하거나 기다리거나 볼 수 있습니다. 다른 사람이 통합 문서를 종료 할 때 알려주는 Excel의 약속은 상태를 자주 확인하지 않고 결코 깨달을 수 없기 때문에 도박입니다. 그렇더라도 다른 사람이 먼저 로그인하여 파일을 열 수 있습니다.

"단독 사용자"효과를 방지하려면 Excel Online (절단 된 웹 기반 버전의 Excel)을 사용하거나 "공유 통합 문서" 기능 을 설정할 수 있습니다 . 또한 데이터를 여러 통합 문서로 분할하여 서로 다른 사람이 서로의 발가락을 밟지 않고 서로 다른 통합 문서에서 작업 할 수 있습니다.

문제 # 2 : Excel 공유 통합 문서

Excel Online에서는 기본적으로 여러 편집기를 사용할 수 있지만 많은 기능이 없습니다. 이 서비스는 가장 단순한 작업에 대한 경쟁자가 아닙니다. 공유 통합 문서 기능이 제대로 작동하는 것처럼 보이지만 제한 사항이 가득합니다. 예를 들어 통합 문서가 공유 된 경우 표를 만들거나 셀 블록을 삭제할 수 없습니다.

Excel 시스템이 유기적으로 확장되면 한 번에 한 사용자 만 통합 문서를 열 수 있다는 문제가 발생합니다.

일부 온라인 Excel 제한에 대한 해결 방법이 있습니다. 다른 사람들에게는 이미 설정된 통합 문서를 사용하는 것이 아니라 통합 문서의 구조를 변경하는 문제이지만이 시나리오는 종종 방해가됩니다. 결과적으로 일반 단일 사용자 통합 문서를 사용하는 것과 같은 방식으로 공유 통합 문서를 사용할 수 없습니다.

공유 통합 문서의 변경 사항은 통합 문서가 저장 될 때마다 사용자간에 동기화됩니다. 예를 들어이 작업은 시간이 지정된 일정에 따라 이루어지며, 예를 들어 5 분마다 저장됩니다. 그러나 정기적으로 저장하고 모든 사용자의 변경 사항을 추적하는 오버 헤드는 상당히 큽니다. 통합 문서는 크기가 빠르게 증가하고 네트워크에 부담을 주어 다른 시스템의 속도를 저하시킬 수 있습니다.

 

문제 # 3 : Excel 연결 통합 문서

데이터를 여러 통합 문서로 분할하면 다중 사용자 편집 문제를 해결할 수 있습니다. 그래도 하나에 입력 된 값이 다른 값에 사용되도록 둘 사이에 링크가 있어야합니다. 통합 문서 간의 링크는 하나의 통합 문서에 개별 시트를 포함하는 대신 별도의 파일에 별도의 데이터를 보관하는데도 유용합니다.

성가 시게도 이러한 링크는 좌절과 불안정의 또 다른 원인입니다. 원본 통합 문서에 대한 전체 경로를 포함하여 절대 경로가되거나 원본 경로와 대상 경로 간의 차이를 포함하여 상대 경로가됩니다. 이것이 합리적으로 들리지만 Excel은 각 유형의 링크를 사용하고 변경할시기를 결정하기 위해 난해한 규칙을 사용합니다.

규칙은 여러 옵션과 링크를 삽입하기 전에 통합 문서가 저장되었는지 여부에 따라 관리됩니다. 링크는 통합 문서를 저장하거나 "파일 탐색기"를 사용하여 파일을 복사하는 대신 "다른 이름으로 저장"을 열어 복제 할 때도 변경됩니다. 이러한 모든 혼란과 불확실성의 결과는 통합 문서 간의 링크가 쉽게 끊어지고 끊어진 링크에서 복구하는 데 시간이 많이 소요된다는 것입니다. 아무도 영향을받은 파일에 액세스 할 수 없습니다.

링크 된 데이터는 "데이터 | 연결 | 링크 편집 | 값 업데이트.” 링크가 두 통합 문서 사이에 있지 않고 세 개 이상을 포함하는 경우 모든 통합 문서를 올바른 순서로 열어야 업데이트 된 데이터가 첫 번째부터 두 번째, 세 번째까지 올바른 순서로 처리됩니다. 첫 번째 통합 문서에서 값을 변경 한 다음 세 번째 통합 문서를 열면 두 번째 통합 문서가 해당 값을 업데이트하지 않았으므로 변경 내용이 표시되지 않습니다.

이 데이터 체인은 논리적이지만 정보가 올바르지 않거나 다른 사람이 이미 편집중인 통합 문서를 열려고 할 가능성이 높아집니다.

물론 연결된 통합 문서를 모두 피하려고 할 수 있지만 동일한 데이터를 둘 이상의 통합 문서에 입력하게 될 가능성이 있으며 매번 약간 다르게 입력 할 위험이 있습니다.

문제 # 4 : Excel 데이터 유효성 검사

오류는 모든 컴퓨터 시스템 내에서 데이터에 스며들 수 있습니다. 사람들은 단어를 잘못 입력하거나 단조로운 규칙으로 숫자의 숫자를 바꿉니다. 입력 한 데이터가 확인되지 않으면 문제가 발생합니다.

기본적으로 Excel은 사용자가 입력하는 모든 것을 허용합니다. 조회 목록에 대한 유효성 검사를 설정할 수 있지만 주로 동일한 필드가 둘 이상의 위치에서 사용되는 경우 유지 관리가 어렵습니다. 사용자가 확인하지 않고 문서 ID 번호 또는 고객 참조 번호를 입력해야하는 경우 인식하지 못한 채 잘못된 기록을 함께 묶기 쉽습니다. 시스템의 데이터 무결성이 치명적으로 손상되고 데이터 분석이 의심됩니다.

근본 원인을 인식하지 못한 채 이미 데이터 유효성 검사 문제의 영향을받을 수 있습니다. Excel에 송장 목록이있는 상황을 고려하십시오. 사용자는 각 인보이스에 고객 이름을 약간 다르게 입력합니다. 결과적으로 "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd"및 "joness"에 대한 인보이스를 받게됩니다. 이들이 모두 같은 회사를 언급하고 있지만 Excel은 그렇지 않다는 것을 알고있을 수 있습니다. 월별 고객을 기반으로 한 피벗 테이블과 같은 송장 데이터 분석은 하나만 있어야 할 때 여러 결과를 제공합니다.

 

문제 # 5 : Excel 탐색

큰 통합 문서는 탐색하기 어렵습니다. 창 하단에있는 시트 탭은 많은 양이있을 때 길을 찾기위한 끔찍한 메커니즘입니다. 화면에 표시 가능한 탭이 많아지면 필요한 항목을 찾기가 어려워집니다. 시트 이름의 왼쪽에있는 화살표를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 "시트 활성화" 대화 상자를 표시 할 수 있지만 목록을 스크롤해야하기 전에 처음 20 개 시트 만 나열됩니다. 원하는 시트를 정렬, 그룹화 또는 검색 할 방법이 없습니다.

문제 # 6 : Excel 보안

Excel 통합 문서에 보안을 추가 할 수 있지만 문제가 많습니다. 보호는 데이터보다 통합 문서의 구조를 보호하는 데 훨씬 더 중점을 둡니다. 사용자가 구조와 수식을 변경하지 못하도록 일부 시트와 셀을 잠글 수 있지만 데이터를 볼 수있는 경우 일반적으로 일부 또는 전부를 변경할 수 있습니다 (창의적인 매크로 프로그래밍을 수행하지 않는 한).

문제 # 7 : Excel 속도 문제

Excel은 가장 빠른 응용 프로그램이 아니며 프로그래밍 언어 인 VBA는 C #과 같은보다 전문적인 프로그래밍 언어에 비해 느립니다. 이 시나리오는 Excel의 용도와 유연한 특성에서 비롯됩니다. 결국 스프레드 시트 엔진입니다. 예, Excel VBA를 사용하여 데이터 목록을 관리 할 수 ​​있지만 그렇다고해서 이러한 유형의 작업에 가장 적합한 선택은 아닙니다. 다른 응용 프로그램은 이러한 작업에 더 적합합니다. 주로 이러한 작업을 수행하도록 명시 적으로 설계 되었기 때문입니다.

구조화 된 데이터에 데이터베이스 사용

이 기사에 설명 된 문제 중 하나라도 발생한다면 무시하지 마십시오. 데이터베이스라고하는 구조화 된 데이터 저장에 대한 전문적인 답변이 있습니다. 무섭거나 비용이 많이들 필요가 없으며 데이터에 대해 논리적으로 생각할 수 있고 데이터가 서로 연결되고 상호 작용하는 방식이 가능해야합니다.

그러나 참고 : 스프레드 시트 솔루션에서 데이터베이스로 이동하는 경우 스프레드 시트 디자인을 과도하게 복제하지 마십시오. 더 나은 기회를 잡으십시오.

맞춤형 솔루션을 구성 할 수있는 범용 데이터베이스 애플리케이션을 사용할 수 있습니다. 또는 필요한 목적을 위해 이미 설계된 전문 데이터베이스 응용 프로그램이 더 저렴하고 구현 속도가 빠르며 적합하다는 것을 알 수 있습니다.

예를 들어 고객 목록과 고객과의 모든 상호 작용에 대한 세부 정보가있는 경우 이는 CRM (고객 관계 관리) 시스템으로 간주됩니다. 멋진 이름에도 불구하고 CRM 시스템은 특수 데이터베이스입니다. 마찬가지로 QuickBooks 및 Sage와 같은 계정 패키지는 전문가 데이터베이스입니다. 특정 요구 사항에 맞는 미리 빌드 된 애플리케이션을 찾을 수없는 경우 직접 빌드하거나 IT 부서 또는 컨설턴트가 만든 애플리케이션을 얻을 수 있습니다.

가장 일반적인 데이터베이스 유형은 테이블에 데이터를 저장하고 행과 열로 구성되는 관계형 데이터베이스입니다. 각 행에는 별도의 항목에 대한 데이터가 있습니다. 예를 들어, 각 열은 고객의 이름 또는 신용 한도와 같은 주제의 다른 속성을 설명합니다.

고객의 데이터를 한 번만 입력하여 레코드를 생성하면 필요한만큼의 송장에 사용할 수 있습니다.

테이블에는 관계가 정의되어 있으므로 송장에 고객 ID가 포함됩니다. 이 프로세스는 특정 고객에 대한 모든 송장을 쉽게 찾거나 특정 송장에서 고객의 전화 번호를 검색 할 수 있음을 의미합니다. 고객 레코드를 생성하려면 고객의 데이터를 한 번만 입력하면됩니다. 그런 다음 다시 입력하지 않고도 필요한만큼의 송장에 사용할 수 있습니다. 데이터베이스를 생성하려면 이러한 테이블과 관계를 정의한 다음 데이터를 나열하고 편집하는 데 사용할 화면 레이아웃을 정의해야합니다.

 

수십 개의 데이터베이스 애플리케이션이 있습니다. 일부는 사용하기 쉽고 전체 작업을 수행하므로 테이블, 데이터 입력 화면 및 보고서를 정의 할 수 있습니다. 다른 것들은 특정 영역에서 더 완전한 기능을 갖추고 있지만 완전한 작업을 수행하려면 다른 도구가 필요합니다.

예를 들어, 프로그램은 테이블과 관계를 정의하고 강력한 분석 및보고 기능을 가질 때 신뢰할 수 있습니다. 그러나 애플리케이션에는 궁극적으로 데이터 입력 화면을 결정하는 도구가 없습니다. Microsoft SQL Server가 여기에서 분명한 예입니다. 다른 대규모 데이터베이스 시스템과 마찬가지로 SQL Server는 백엔드를 처리하며 사용자가 Visual Studio와 같은 다른 도구를 사용하여 프런트 엔드를 개발할 것을 기대합니다.

적합한 데이터베이스 옵션은 무엇입니까?

데이터베이스 옵션 # 1 : Microsoft Access

Access는 데스크톱 데이터베이스의 할아버지 중 하나입니다. 사용하기 쉽지만 남용하기 쉽습니다. 테이블, 화면 및 보고서를 처음부터 디자인하거나 템플릿에서 시작할 수 있습니다. 일부 템플릿은 명백하게 미국식이며 항상 모범 사례를 가르치는 것은 아니지만 빠르게 시작할 수 있습니다. 화면과 프로그래밍 기능은 매우 정교 할 수 있습니다. 완성 된 애플리케이션을 파일 공유에 의존하는 대신 인트라넷 (인터넷이 아님)을 통해 다른 사용자에게 배포 할 수 있습니다.

데이터베이스 옵션 # 2 : Microsoft SharePoint

SharePoint는 데이터베이스이자 문서 저장 메커니즘입니다. 이를 사용하여 간단한 목록을 컴파일하고 함께 연결할 수 있습니다. 양식 디자이너는 약간 정교하지만 사용자 정의는 여전히 가능합니다. Excel에 축적 된 데이터 목록을 "수집"하여 사용자 지정 목록에 넣는 SharePoint의 기능은 유용합니다. 이 프로그램은 네트워크의 모든 사람이 사용자 지정 목록을 사용할 수 있도록하고 보안을 추가하여 해당 데이터로 작업을 수행 할 수있는 사용자를 제한 할 수 있습니다. 누군가 레코드를 추가, 편집 또는 삭제할 때마다 전자 메일로 경고하도록 SharePoint에 요청할 수 있습니다. 사람, 일정 항목 또는 작업과 관련된 데이터를 저장하는 경우 해당 데이터를 Outlook과 동기화 할 수 있습니다.

데이터베이스 옵션 # 3 : Zoho Creator

Zoho Office는 끌어서 놓기 기능을 사용하여 간단하고 직관적 인 방식으로 양식을 배포하는 데이터베이스를 포함하는 웹 애플리케이션입니다. 드래그 앤 드롭 프로세스는 상호 작용 및 워크 플로를 프로그래밍하는데도 사용됩니다. 웹 서비스로서 데이터와 애플리케이션을 어디서나 사용할 수 있으며 데이터를 비공개로 유지할 수 있습니다. Zoho는 사용자 별, 월별로 요금을 부과하지만 정해진 가격으로 저장할 수있는 레코드 수를 제한합니다. 이 프로그램은 더 많은 데이터를 저장하거나 이메일 통합과 같은 다른 기능에 추가 비용이 듭니다.

보시다시피 Excel은 많은 기능을 제공하지만 각 기능의 일부 영역에서 부족합니다. 때로는 다른 응용 프로그램이 작업을 더 잘 수행합니다. 특히 작업을 위해 특별히 설계된 경우 더욱 그렇습니다. 다른 경우 Excel은 처음부터 문제가 발생하지 않도록 방지하는 방법을 알고있는 한 소규모 데이터베이스와 같이 잘 작동합니다.